Οργανώστε τη δουλειά σας σε 5 απλά βήματα

Αξιολογήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε κάθε μέρα. Λήψη ενημερωτικών δελτίων ή ενημερώσεων που δεν σας εξυπηρετούν; Καταργήστε την εγγραφή, λέει ο σύμβουλος παραγωγικότητας Carson Tate, ιδρυτής της εταιρείας συμβούλων παραγωγικότητας Εργασία Απλά. Εάν ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θα διαρκέσει λιγότερο από λίγα λεπτά για να αντιμετωπίσει, να το πράξει αμέσως, ακόμα κι αν αυτό σημαίνει τη διαγραφή ή την αρχειοθέτηση. Εάν η απόκριση πρέπει να εμπλακεί περισσότερο, δοκιμάστε να αλλάξετε τη γραμμή θέματος σε ένα στοιχείο ενέργειας. "Ας πούμε ότι έχω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την αναθεώρηση μιας παρουσίασης του PowerPoint. Αυτό είναι το βήμα δράσης μου που πληκτρολογώ στη γραμμή θέματος, έτσι δεν χρειάζεται να ξαναδιαβάσω το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ", λέει η Tate. Μπορεί ο διακομιστής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να αυτοματοποιήσει ορισμένα πράγματα που κάνετε συχνά; Μετατρέψτε τις κοινές απαντήσεις σε υπογραφές ή δοκιμάστε την αυτόματη κατάθεση: "Μπορείτε να γράψετε έναν κανόνα στο Outlook αυτόματα μετακινήστε τα μηνύματα από τις άμεσες αναφορές στο φάκελο του αρχείου τους ", λέει η Tate," η οποία είναι μεγάλη για την εύρεση των πραγμάτων αργότερα."

Βάλτε ό, τι κάνετε σε ένα ψηφιακό ημερολόγιο - συμπεριλάβετε συναντήσεις, ναι, αλλά επίσης αποκλείστε το χρόνο για να φάτε το γεύμα. "Ένα ημερολόγιο είναι μια οπτική εκδήλωση του χρόνου σας και θα πρέπει να το χρησιμοποιήσετε ως σχέδιο για την ημέρα σας, όχι ως ένα μέρος για τους άλλους να σχεδιάσουν την ημέρα σας για σας", λέει ο John Zeratsky, συν-συνάδελφος Κάντε το χρόνο: Πώς να εστιάσετε σε ό, τι έχει σημασία κάθε μέρα ($19; amazon.com). Ο Rasmussen αρέσει στον Οπτικοακουστικό Προγραμματισμό, μια πλατφόρμα που σας επιτρέπει να διασταυρώσετε τη διαθεσιμότητά σας με πελάτες και συνεργάτες. Ένα οργανωμένο ημερολόγιο μπορεί να δείξει πόσο καλά (ή κακώς) διαχειρίζεστε το χρόνο σας, σημειώνει ο Zeratsky. "Όταν οι εβδομάδες αισθάνονται πραγματικά τρελοί, θα κοιτάξω πίσω. Λίγη αντανάκλαση με βοηθά να σχεδιάσω καλύτερα στο μέλλον. "

Στόχος είναι να μειώσετε τα χαλαρά χαρτιά στο γραφείο σας, λέει ο Rasmussen. (Για να μειώσετε ακόμα περισσότερο την ακαταστασία, σαρώστε τα έγγραφα που θέλετε να διατηρήσετε και δημιουργήστε ένα Google Drive φάκελο για τα αρχεία, ώστε να μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά οπουδήποτε.) Ταξινόμηση χαρτιών σε κατηγορίες με βάση το αν θα πρέπει να τα διαβάσετε, να τα καταγράψετε, να στείλετε τον εαυτό σας σε κάποια αποστολή, να καλέσετε κάποιον ή να πάτε στο διαδίκτυο για να ακολουθήσετε πάνω. Αίσθημα συντριβής από όλο το χαρτί; Επιλέξτε μόνο μια περιοχή του χώρου εργασίας σας - μπορεί να είναι τόσο μικρό όσο ένα συρτάρι ή τόσο μεγάλο όσο ολόκληρη η επιφάνεια εργασίας σας - και καθαρίστε οτιδήποτε ξέρετε ότι δεν χρειάζεστε. Επαναλάβετε σε περισσότερες περιοχές έως ότου καλύψετε ολόκληρο το γραφείο σας.

Δανείστε την οργανωτική δομή που διαθέτουν τα smartphones. Παρόμοιες εφαρμογές (σκεφτείτε εφαρμογές υγείας ή εφαρμογές για ψώνια) μπορούν να ομαδοποιηθούν σε φακέλους. Η Tate προτείνει να το χρησιμοποιήσετε ως κατευθυντήρια αρχή για την οργάνωση των αρχείων του υπολογιστή σας. Η προσθήκη ημερομηνιών στα ονόματα των φακέλων μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη. αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για να ελέγξετε τις οδηγίες διατήρησης ψηφιακών αρχείων της εταιρείας σας και να μάθετε πόσο καιρό χρειάζεστε την αποθήκευση εγγράφων και τι μπορείτε να σκουπίστε. Για τα έγγραφα που κρατάτε, «σκεφτείτε πώς και πότε τα ανακτάτε», λέει η Tate. Τα αρχεία που χρησιμοποιείτε συχνά πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμα. "Για να ονομάσετε αρχεία για το σύστημα ανάκτησης, κοιτάξτε το έγγραφο και αναρωτηθείτε:" Ποιο είναι το πρώτο πράγμα Σκέφτομαι όταν εξετάζω αυτό το έγγραφο; "Ό, τι έρχεται στο μυαλό πρώτα είναι το όνομα του αρχείου σας", αυτή λέει.

Lauren McGoodwin, ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της Καριέρα Contessa, ένας χώρος σταδιοδρομίας για τις γυναίκες, προτείνει την καταγραφή καθηκόντων επόμενης ημέρας προτού εγκαταλείψετε το γραφείο κάθε βράδυ. "Προσπαθώ να βάλω τα καθήκοντά μου σε επίπεδα προτεραιότητας. Τους καταστρέφω σε «υψηλή προτεραιότητα», «κερδίζει εύκολα» και «μπορεί να περιμένει την επόμενη μέρα» », λέει. Αυτό το βοηθά να συμπεριλάβει προσωπικά to-dos, όπως άσκηση, επειδή μπορεί να δει πότε θα έχει τσέπες του χρόνου. Το αν θα κάνετε τη λίστα σας ψηφιακή ή αναλογική εξαρτάται από εσάς. Ορισμένες έρευνες δείχνουν ότι η συγγραφή μιας εργασίας μπορεί να σας κάνει πιο πιθανό να το πετύχετε. Η Tate λέει ότι προτιμά τις ψηφιακές λίστες γιατί μπορεί να είναι δύσκολο να κατανοήσουμε τα μελλοντικά έργα εάν δεν διαθέτετε φυσικό χώρο για αυτούς στο χαρτί που σχεδιάζετε. μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε τους επόμενους μήνες και τα έτη σε ψηφιακή.