Οι 7 εντολές της εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλοι πρέπει να ακολουθήσουν

"Μην απαντάτε όλοι εκτός αν όλοι οι άνθρωποι που βρίσκονται σε αυτόν τον κατάλογο διανομής πρέπει να γνωρίζουν τι πρέπει να πείτε", λέει ο Aimee Symington, Διευθύνων Σύμβουλος της Finesse Worldwide. Προτείνει να αναθεωρήσετε τα ονόματα της λίστας και να απαντήσετε μόνο σε εκείνους που πραγματικά χρειάζονται την απάντησή σας. Αυτό μπορεί να σημαίνει απάντηση μόνο στον αποστολέα ή σε τρεις από τους επτά παραλήπτες. Και αν ο διευθυντής ή ο συνάδελφός σας θέλει να αντιγραφεί σε κάτι, σέβεται το αίτημά του.
Οι προσεκτικές απαντήσεις μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο για άλλους. "Είτε πρόκειται για επαγγελματικούς ή κοινωνικούς λόγους, οι άνθρωποι θα αρχίσουν να ενοχλούνται από ένα ρεύμα ασήμαντων μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή πρέπει να σταματήσουν να τα ανοίγουν ", λέει η Diane Gottsman, ιδρυτής της Σχολής Πρωτοκόλλων του Τέξας. Έτσι, σκεφτείτε δύο φορές πριν απαντήσετε όλα με "Δεν μπορεί να το κάνει", την επόμενη φορά που θα κληθούν να το brunch.

Μια καλή γραμμή θέματος βοηθά τους παραλήπτες να δώσουν προτεραιότητα στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, λέει η Lizzie Post, συνδιοργανωτής του podcast της Awesome Etiquette. Ό, τι κι αν κάνετε, μην το αφήσετε κενό. Όταν σχεδιάζετε μια γραμμή θέματος, κάντε τη συγκεκριμένη και συνοπτική και παρακολουθήστε την ορθογραφία και τη γραμματική. "Είναι το πρώτο πράγμα που κάποιος παρατηρεί," λέει η Post.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Οργανωμένη ζωή εργασίας σας σε 5 απλά βήματα
Επειδή μια γραμμή θέματος πρέπει να αντικατοπτρίζει το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι ειδικοί συνιστούν να ενημερώνεται η γραμμή θέματος ως ροή συνομιλιών. Αποφύγετε τις υποκείμενες γραμμές που μπορεί να μειώσουν την επείγουσα ανάγκη ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (σκεφτείτε: "γρήγορη ερώτηση" στην επικεφαλίδα a μεγάλο πρόβλημα εργασίας) ή να προκαλέσει κάποιον να χάσει ένα μήνυμα που σκέφτεται ότι έχει ήδη διαβάσει, εξηγεί Γκότςμαν. Προτείνει να ξεκινήσετε ένα νέο νήμα εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει περάσει πολύ μακριά από το αρχικό μήνυμα.

Ενώ οι εμπειρογνώμονες δεν συμφωνούν σχετικά με τον κατάλληλο χρόνο ανταπόκρισης για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμφωνούν ότι σχεδόν κάθε email αξίζει μια απάντηση. Εάν μια απλή απάντηση ("Έχεις, ευχαριστεί" ή "Ακούγεται σαν καλό σχέδιο") αρκεί, προσπαθήστε να απαντήσετε μόλις διαβάσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μερικές φορές ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα απαιτήσει πληροφορίες που θα μπορούσαν να χρειαστούν αρκετές ημέρες για να συγκεντρωθούν - αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι επιτρέπεται να αφήνετε τους ανθρώπους να κρέμονται. "Αφήστε τους να γνωρίζουν ότι λάβατε το ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο και θα επιστρέψετε όταν μπορείτε," λέει ο Symington.
Και θυμηθείτε να χρησιμοποιείτε ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης εάν ταξιδεύετε ή εκτός γραφείου, προσθέτει, έτσι άλλοι γνωρίζουν ότι δεν πρέπει να περιμένουν απάντηση.

"Βεβαιωθείτε ότι προωθήσατε στους σωστούς ανθρώπους για τους σωστούς λόγους", λέει η Post. Πριν προωθήσετε, αξιολογήστε την ευαισθησία του περιεχομένου-που περιλαμβάνει τυχόν συνημμένα και τα ονόματα και τις πληροφορίες επαφών για όλους που σχετίζονται με το μήνυμα. Μερικοί άνθρωποι θα προτιμούσαν οι πληροφορίες επικοινωνίας τους να παραμείνουν ιδιωτικές. Εάν ένα νήμα περιέχει πάρα πολλά λεπτομερή σημεία μιας συζήτησης, ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Πώς να χειριστείτε 5 εξαιρετικά ενοχλητικές καταστάσεις συνεργατών

Είμαστε όλοι εκεί. Ένας ιός παγιδεύει και πριν το ξέρουμε, στέλνουμε ανεπιθύμητα μηνύματα στον παππού με συνδέσμους που θα κάνουν κάποιον να κοκκινίζει. Εάν λάβετε αυτό που είναι προφανώς ένας ιός, ενημερώστε το θύμα που μπορεί να μην είναι ενήμερο για το τι συμβαίνει. "Απλά πείτε" Ήθελα να σας ενημερώσω ότι αυτό συμβαίνει ", λέει ο Symington. "Αυτό είναι ένα ωραίο πράγμα που πρέπει να κάνουμε."

Σας ενδιαφέρει να κάνετε μια καλή εντύπωση προσωπικά, οπότε γιατί να μην κρατάτε το persona email σας στο ίδιο πρότυπο; "Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια αντανάκλαση από εσάς και θα πρέπει να γράφεται σαν γράμμα περισσότερο από ένα κείμενο, διατηρώντας παράλληλα υπόψη τη συντομία", λέει ο Symington. Ελέγξτε την ορθογραφία, τη γραμματική και τη στίξη. Όλα τα καπάκια δείχνουν ότι φωνάζετε και όλα τα πεζά υποδηλώνουν ότι είστε τεμπέλης. Πολλές γραμματοσειρές, χρώματα και πρόσωπα χαμόγελα μπορεί να ενοχλούν, προσθέτει.
Να είστε φιλικοί χωρίς να προσπαθείτε να παρακάνετε το χιούμορ. "Err από την πλευρά της προσοχής ακόμα κι αν έχετε μια αίσθηση του χιούμορ," λέει ο Gottsman. Ο τόνος είναι πολύ συχνά μπερδεμένος στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, και δεν θέλετε να έρθετε ως αντιεπαγγελματική επειδή κάποιος δεν παίρνει το αστείο σας.

Είναι ένα πράγμα αν έχετε ένα απλό γεύμα με ένα σημαντικό άλλο (και η νύχτα είναι αύριο), αλλά απολύτως μην ελέγχετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε δείπνο, λέει η Post. Όσον αφορά τις συνεδριάσεις στο γραφείο, εξαρτάται. Εάν οι συνάδελφοι φέρνουν τηλέφωνα ή φορητούς υπολογιστές σε αίθουσες συνεδριάσεων για να έχουν πρόσβαση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, τότε είναι πιθανώς ωραία "Να γνωρίζετε ότι οι εταιρικές κουλτούρες θα έχουν διαφορετικές πολιτικές γύρω από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο", λέει. "Γνωρίστε τη φύση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη δουλειά σας για να είναι κατάλληλη."