Προθεσμίες σύσκεψης σε ομάδες εργασίας: Επιπτώσεις στον χώρο εργασίας

Πληροί η ομάδα σας τις προθεσμίες της; Τι βοηθά να φέρει μια ομάδα μαζί για να πετύχει;

Είστε μέλος μιας ομάδας έργου ή ομάδας στην εργασία ή το σχολείο; Εάν ναι, έχετε διαφορετικά στυλ βηματοδότησης μεταξύ των μελών της ομάδας σας, μερικά ξεσηκωμένα και τελειώθηκαν νωρίς, ενώ άλλα περιμένουν μέχρι την τελευταία στιγμή; Τα μέλη της ομάδας σας μοιράζονται μια κοινή αντίληψη για την εργασία και την προθεσμία; Παρέχετε ποτέ υπενθυμίσεις σχετικά με την πρόοδο του έργου σε σχέση με το χρόνο; Μια πρόσφατη μελέτη διερεύνησε όλους αυτούς τους παράγοντες σε μια μελέτη για το πώς οι ομάδες εργασίας εκπλήρωσαν προθεσμίες.

Δεν έχει δημοσιευτεί πολύ λίγη έρευνα αναβλητικότητα, ή έγκαιρη ολοκλήρωση εργασιών, σε ομάδες, αλλά πολλοί άνθρωποι ενδιαφέρονται για τις επιπτώσεις της ύπαρξης χρονοτριβής σε μια ομάδα. Σε μια πρόσφατη μελέτη που δημοσιεύθηκε από το Τζέσετ Γκέβερς, Christel Rutte και Wendelien van Eerde (Τεχνολογικό Πανεπιστήμιο του Αϊντχόβεν, Ολλανδία), αντιμετωπίζεται το ζήτημα των διαφορετικών μορφών χρονικής δέσμευσης εργασιών. Αν και δεν μιλούν συγκεκριμένα για την αναβλητικότητα, τα μέτρα και τα δεδομένα τους σίγουρα αποκαλύπτουν ένα πολλά για το τι συμβαίνει σε ομάδες που περιλαμβάνουν άτομα που προτιμούν να εργάζονται στο τέλος λεπτό.

Σε γενικές γραμμές, η έννοια του «χρονοτριβητή» ορίστηκε από ένα συγκεκριμένο στυλ βηματοδότησης. Από τα πέντε στυλ βηματοδότησης που χρησιμοποιήθηκαν στη μελέτη τους, αυτό που περιγράφεται ως "κάνω το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς σε σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα πριν από την προθεσμία" σίγουρα μιλά για το ζήτημα της αναβλητικότητας. Φυσικά, δεν καλύπτονται όλες οι πτυχές του ορισμού της αναβλητικότητας. Για παράδειγμα, δεν υπάρχει αίσθηση περιττής καθυστέρησης ή καθόλου που θα υπονομεύσει απαραιτήτως την απόδοση, Ωστόσο, οι περισσότεροι από εμάς θα μπορούσαν να χαρακτηρίσουν αυτήν την προσπάθεια της τελευταίας στιγμής πριν από την προθεσμία ως χρονοτριβή στο ομάδα. Αυτό έρχεται σε αντίθεση με ένα στυλ βηματοδότησης που περιγράφεται ως "Ξεκινώ αμέσως και τελειώνω τη δουλειά πολύ πριν προθεσμία. "Σίγουρα όλοι γνωρίζουμε ανθρώπους που χαρακτηρίζουν αυτά τα στυλ βηματοδότησης και τους διάφορους τύπους μεταξύ αυτών άκρα. Δουλεύουμε μαζί τους καθημερινά, και ο καθένας μας ταιριάζει κάπου σε αυτό το συνεχές για οποιοδήποτε δεδομένο έργο (και η θέση μας μπορεί να αλλάξει σε αυτό το συνεχές σε όλη τη σταδιοδρομία μας ή ανάλογα με το έργο).

Το βασικό είναι, ΟΜΑΔΙΚΗ ΔΟΥΛΕΙΑ περιλαμβάνει την προσέγγιση ανθρώπων με διαφορετικές κατανόηση των χρονικών πτυχών των καθηκόντων (π.χ., κατανόηση της σημασίας της τήρησης της προθεσμίας, των εργασιών ή / και των χρόνων ολοκλήρωσης της εργασίας και του κατάλληλου χρονικού διαστήματος και του ρυθμού των δραστηριοτήτων εργασίας) και αυτό μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα κατά την ολοκλήρωση των εργασιών. Η Gevers και οι συνάδελφοί της αναφέρονται στην κατανόηση των χρονικών πτυχών της εργασίας ως «κοινές χρονικές γνώσεις» και υποστηρίζουν ότι υπάρχουν δύο προηγούμενα αυτής της κοινής κατανόησης: 1) ομοιότητα στιλ βηματοδότησης ή προτιμήσεις και 2) χρήση χρονικής υπενθυμίσεις

Στυλ βηματοδότησης
Το στυλ βηματοδότησης αντιπροσωπεύει προτίμηση ενός ατόμου για την κατανομή του χρόνου στην εκτέλεση εργασιών σε σχέση με μια προθεσμία. Όπως σημείωσα παραπάνω, αυτό μπορεί να εξεταστεί σε συνέχεια από ένα στυλ βηματοδότησης πρώιμης δράσης ("ξεκινήστε νωρίς και ξεκινήστε έκανε ") σε ένα στυλ που θα μπορούσαμε να χαρακτηρίσουμε ως αναβλητικό (" λειτουργεί υπό την πίεση πιο κοντά στο προθεσμία").

Χρονικές υπενθυμίσεις
Οι χρονικές υπενθυμίσεις είναι τακτικές που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση της απόδοσης της ομάδας σε σχέση με την πρόοδο και την επικείμενη προθεσμία. Για παράδειγμα, τα μέλη της ομάδας μπορούν να συζητήσουν ζητήματα που σχετίζονται με το χρόνο, να υπενθυμίσουν μεταξύ τους τις προθεσμίες και να παροτρύνουν τα μέλη της ομάδας να επιμείνουν στην ολοκλήρωση δευτερεύουσας εργασίας όπως έχει προγραμματιστεί για να διασφαλιστεί η έγκαιρη ολοκλήρωση. Η έρευνα έχει δείξει ότι η συζήτηση για το χρόνο σε ομάδες εργασίας διευκολύνει τον καθορισμό χρονικών κανόνων και αυτή η συζήτηση μπορεί να προωθήσει την εστίαση στη δραστηριότητα των εργασιών.

Εν συνεχεία, η ομοιότητα του στυλ βηματοδότησης και των χρονικών υπενθυμίσεων μπορούν να προωθήσουν την κοινή χρονική γνώσεις που θα πρέπει να βελτιώσουν τη λειτουργία της ομάδας και την έγκαιρη ολοκλήρωση της ομάδας καθήκοντα. Αυτό ακριβώς υπέθεσαν η Gevers και οι συνάδελφοί της στη μελέτη τους.

Η έρευνά τους
Ο Gevers και οι συνάδελφοί του μελέτησαν 38 ομάδες μαθητών με προκύπτοντα χρήσιμα δεδομένα από 31 ομάδες. Συλλέγουν δεδομένα διαχρονικά για 8 εβδομάδες για δύο εργασίες, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών σχετικά με το στυλ βηματοδότησης μεμονωμένων μελών της ομάδας, κοινές χρονικές γνώσεις και η χρήση του χρονικού υπενθυμίσεις Περιέγραψα το στυλ συνεχούς ή βηματοδότησης παραπάνω, οπότε θα σας δώσω μια σύντομη ιδέα για τα άλλα μέτρα τους.

Για τις κοινές χρονικές γνώσεις, ζήτησαν από τους συμμετέχοντες να δηλώσουν τη συμφωνία τους σε θέματα όπως "Στην ομάδα μου, έχουμε τις ίδιες απόψεις σχετικά με τις προθεσμίες συνάντησης" και " ομάδα, συμφωνούμε για τον τρόπο κατανομής του διαθέσιμου χρόνου. "Ομοίως, για χρονικές υπενθυμίσεις, ζήτησαν από τους συμμετέχοντες να δηλώσουν τη συμφωνία τους σε τρία σημεία: 1) Στην ομάδα μου, προτρέψαμε ο ένας τον άλλον για να ολοκληρώσει τις δευτερεύουσες εργασίες εγκαίρως, 2) Στην ομάδα μου, έχουμε υπενθυμίσει ο ένας στον άλλο σημαντικά χρονικά ορόσημα και 3) Στην ομάδα μου, έχουμε προτρέψει ο ένας τον άλλον να εμμείνουμε συμφωνίες.

Τέλος, η τήρηση της προθεσμίας αξιολογήθηκε με ένα σημείο. Οι συμμετέχοντες ανέφεραν όταν ολοκλήρωσαν την ομαδική εργασία σε κλίμακα 3 βαθμών: 1 = πολύ αργά, 2 = πάνω στην ώρα, και 3 = σε άφθονο χρόνο.

Τι βρήκαν
Το πιο ενδιαφέρον και σημαντικό τους εύρημα ήταν πώς άλλαξαν τα αποτελέσματα των κοινών χρονικών γνώσεων σε σχέση με το στυλ βηματοδότησης της ομάδας. Για όσους από εσάς είστε στατιστικά προσανατολισμένοι, βρήκαν ένα φαινόμενο αλληλεπίδρασης. Με τα δικά τους λόγια, αυτό βρήκαν,

"... Η επίδραση των κοινών χρονικών γνώσεων στην τήρηση της προθεσμίας μετριάζεται πράγματι από το μέσο στυλ βηματοδότησης... Το να μοιραζόμαστε τις χρονικές γνώσεις ήταν επωφελές για την τήρηση μιας προθεσμίας όταν τα μέλη της ομάδας, κατά μέσο όρο, είχαν ένα πρώιμο στυλ βηματοδότησης δράσης, ενώ Ήταν επιζήμιο για την τήρηση της προθεσμίας όταν, κατά μέσο όρο, τα μέλη της ομάδας είχαν ένα στυλ βηματοδότησης δράσης προθεσμίας" (Π. 64, προστέθηκε έμφαση).

Διαπίστωσαν επίσης ότι οι χρονικές υπενθυμίσεις που χρησιμοποιήθηκαν για την πρώτη ανάθεση αύξησαν τις κοινές χρονικές γνώσεις για τη δεύτερη ανάθεση.

Αυτό σημαίνει για εμάς καθώς εργαζόμαστε σε ομάδες ή διαχειριζόμαστε ομάδες
Δεν υπάρχει μεγάλη έκπληξη με το κύριο εύρημα τους. Καταλήγουμε στο συμπέρασμα ότι οι ομοιογενείς ομάδες εργασίας που αποτελούνται από άτομα που τείνουν να χρησιμοποιούν ένα στυλ έγκαιρης βηματοδότησης δράσης κατά την εκτέλεση εργασιών είναι πιθανό να πληρούν τις προθεσμίες.. ." (Π. 67). Με άλλα λόγια, οι ομάδες που αποτελούνται από άτομα που ξεκινούν εργασίες νωρίς για να τελειώσουν νωρίς είναι καλύτερες.

Ωστόσο, προσθέτουν αυτήν τη σημαντική σημείωση, "... Μακροπρόθεσμα όλες οι ομάδες μπορούν να αποκτήσουν κοινές χρονικές γνώσεις όταν χρησιμοποιούν χρονικές υπενθυμίσεις. "(σελ. 67).

Αυτό σημαίνει:

1. Μπορεί να είναι ευεργετικό για Εξετάστε μεμονωμένα στυλ βηματοδότησης όταν τοποθετείτε άτομα σε ομάδες. Έχοντας ακόμη και ένα μέλος που έχει στυλ βηματοδότησης πρώιμης δράσης μπορεί να κάνει μια θετική διαφορά.

2. Η χρήση του οι χρονικές υπενθυμίσεις μπορεί να βοηθήσουν για την προώθηση κοινών χρονικών γνώσεων σε μια ομάδα.

3. Όταν τα μέλη της ομάδας δεν χρησιμοποιούν αυθόρμητα τις χρονικές υπενθυμίσεις, οι διευθυντές μπορεί να θέλουν να παρέμβουν για την παροχή αυτών ή τη διευκόλυνση της εστίασης στη χρονική διαδικασία.

Τέλος, είναι σημαντικό να τονιστεί ότι "όλες οι ομάδες πρέπει να γνωρίζουν ότι η κοινή χρήση ακατάλληλη οι χρονικές γνώσεις [π.χ. στυλ προθεσμίας δράσης] ενδέχεται να εμποδίσουν την ικανότητά τους να συναντηθούν προθεσμίες "(σελ. 67).

Οι τελικές σκέψεις μου.. .
Όπως είναι για το άτομο, το "στυλ βηματοδότησης δράσης προθεσμίας", γνωστό και ως ο τρόπος ζωής του αναβλητή, είναι επιζήμιο για την έγκαιρη ολοκλήρωση των εργασιών και μπορεί να υπονομεύσει τις ομαδικές προσπάθειες. Δεδομένου ότι ο Gevers και οι συνάδελφοί του αναφέρουν προηγούμενες έρευνες ότι το 56% των διευθυντών που ρωτήθηκαν έδειξαν ότι οι προθεσμίες συχνά υπερβαίνουν ή παραλείπονται, αυτό είναι ένα ακριβό, σπατάλη κόστος για τις επιχειρήσεις.

Η αναβλητικότητα ή το ρυθμό βηματοδότησης σχετίζεται με το στυλ "κάνουμε την τελευταία στιγμή" απλώς πρόβλημα όλων των νυχτερινών και ταλαιπωρίας; Καθόλου. Μας κοστίζει όλα τα δισεκατομμύρια δολάρια σε σπατάλη χρόνου και προσπάθειας. Η αναβλητικότητα είναι κάτι που επηρεάζει ολόκληρη την ομάδα και οι διευθυντές πρέπει να δώσουν μεγαλύτερη έμφαση κατανοώντας γιατί το κάνουν οι εργαζόμενοί τους και βοηθώντας τους να αποφύγουν περιττές και παράλογες καθυστέρηση.

βιβλιογραφικές αναφορές
Gevers, J.M.P., Rutte, C.G., & van Eerde, W. (2006). Προθεσμίες συνάντησης σε ομάδες εργασίας: Σιωπηροί και ρητοί μηχανισμοί. Εφαρμοσμένη Ψυχολογία: Μια Διεθνής Επισκόπηση, 55, 52-72.