Πώς να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά τα Instant Messaging στην εργασία

Χρησιμοποιεί το γραφείο σας μια πλατφόρμα ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων όπως το Slack ή το Google Hangouts; Τώρα μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε μόνο για να συνομιλήσετε με το συνεργάτη σας BFF ή γρήγορα να πιάσετε το αφεντικό σας για να πείτε ότι τρέχετε αργά. Αλλά αν δεν εκμεταλλευτείτε το IM για να εξομαλύνετε την επικοινωνία εργασίας και να προωθήσετε την αποτελεσματική συνεργασία μεταξύ της ομάδας σας και άλλων ομάδων, θα πρέπει. Εδώ είναι ο σωστός τρόπος - και ο σωστός χρόνος - να χρησιμοποιείτε τα άμεσα μηνύματα στην εργασία.

IM ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο;

Αυτό το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μιας φράσης, η απάντηση δύο λέξεων ή το γρήγορο γεια λειτουργεί καλά σε ένα σύστημα ανταλλαγής μηνυμάτων όπως το Slack. Είναι επίσης ιδανικό για συνεχιζόμενες συνομιλίες που απαιτούν πολλή μπροστά και πίσω - εκείνες που δεν αξίζουν απαραίτητα μια καθορισμένη,

σε προσωπική συνάντηση ή τηλεφωνική κλήση, αλλά είναι καλύτερα αριστερά για την άμεση ανταλλαγή μηνυμάτων για να αποταμιεύσει όλα τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων. Ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να είναι απαραίτητο για εξωτερική επικοινωνία, μια πλατφόρμα ανταλλαγής μηνυμάτων θα μπορούσε να μειώσει σοβαρά τον εσωτερικό όγκο e-mail σας.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ:Αντιμετωπίστε τα Εισερχόμενά σας καλά με αυτές τις συμβουλές διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν επαγγελματία

Οργανώσου.

Η πραγματική δύναμη μιας πλατφόρμας ανταλλαγής μηνυμάτων είναι η δυνατότητα καταλογογράφησης και οργάνωσης των πληροφοριών, λέει η Anna Pickard, επικεφαλής της επικοινωνίας μάρκας στο Slack. "Σε αντίθεση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το οποίο μπορεί να διαγραφεί αυτόματα με την πάροδο του χρόνου ή να απενεργοποιηθεί όταν κάποιος φεύγει από την εταιρεία, τα αρχεία και τις πληροφορίες που μοιράζονται στο Slack είναι πάντα διαθέσιμα ", λέει," η οποία δίνει στους νέους εργαζόμενους το πλεονέκτημα της γνώσης της ομάδας. "Ο οργανισμός είναι κυρίαρχος. Δημιουργήστε κανάλια ανά θέμα ή έργο και προσκαλέστε τους σχετικούς ανθρώπους στη συνομιλία. Χρειάζεται να μιλήσετε ένα προς ένα; Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία άμεσου μηνύματος, ώστε οι συζητήσεις στα κανάλια να επικεντρώνονται στο θέμα.

Να είσαι σύντομος.

Ο Pickard συμβουλεύει τη διατήρηση των μηνυμάτων εύπεπτων με τη χρήση σημείων κουκκίδων και ακόμη και emoji. Εάν κάτι χρειάζεται να συζητηθεί ή να εξηγηθεί περαιτέρω, ξεκινήστε ένα ξεχωριστό νήμα. στο Slack, απλά κάντε κλικ στη φούσκα συνομιλίας κάτω από μια απάντηση. Σκεφτείτε το νήμα αυτό σαν μια πλευρική γραμμή: Είναι υπερ-ειδική και σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε ένα θέμα χωρίς να λασκάρετε τη μεγαλύτερη συνομιλία.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: 6 πράγματα όλα τα αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας έχουν κοινό

• Από τον Caylin Harris

• Με τη Μάγκι Σέιλβερ