Συμβουλές διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα Pro Productivity Pro

Όλοι βασιζόμαστε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για άμεση αλληλογραφία - και βεβαιότητα ότι το πακέτο Amazon είναι στην πραγματικότητα στο δρόμο του - αλλά είναι ασφαλές να πούμε ότι η θέα ενός γεμάτου εισερχόμενου κέντρου είναι άμεσος άγχος. Το να ελέγχετε τακτικά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας είναι καθημερινό καθήκον που είναι αδύνατο να αποφευχθεί και ανεξάρτητα από το πόσο επιμελής είστε στο χτύπημα "απαντήστε σε όλους", η διατήρηση ενός τακτικού εισερχόμενου κειμένου είναι πιο εύκολη από ό, τι γίνεται.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ:Πώς να γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πραγματικά λαμβάνουν απαντήσεις

Σε μια προσπάθεια να διαχειριστούμε καλύτερα τα απείθαρχα inboxes μας, ρωτήσαμε ειδικός στην παραγωγικότητα και ιδρυτής του Inkwell Press, Tonya Dalton, για να μοιραστεί τα κορυφαία ηλεκτρονικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα μας φέρουν πολύ πιο κοντά στο Inbox Zero.

1. Ελέγξτε το ταχυδρομείο μόνο για 15 λεπτά τη φορά

Σύμφωνα με τον Dalton, μπορείτε μεγιστοποιήστε την παραγωγικότητά σας ελέγχοντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Εν συντομία, 15 ριπές ριπές. "Θα εκπλαγείτε με το πόσα e-mails μπορείτε να διαβάσετε και να απαντήσετε σε σύντομο χρονικό διάστημα όταν ελέγχετε τα εισερχόμενά σας σε παρτίδες", λέει. "Το κλειδί είναι να ρυθμίσετε ένα χρονοδιακόπτη, ώστε να γνωρίζετε πότε είναι 15 λεπτά και όταν είναι καιρός να προχωρήσετε σε άλλες εργασίες".

2. Αγραμμένη κατάργηση εγγραφής

Η ξεχωριστή διαγραφή των άσχετων ενημερωτικών δελτίων και των ειδοποιήσεων για τις πωλήσεις μπορεί να προκαλέσει την ψευδαίσθηση την παραγωγικότητα, αλλά η διαμάχη μέσω της ίδιας εβδομάδας μηνυμάτων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας μετά την εβδομάδα αυξάνει μόνο το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ανεπάρκεια. "Σύμφωνα με το νόμο, όλα τα ενημερωτικά δελτία πρέπει να περιλαμβάνουν έναν σύνδεσμο διαγραφής", λέει ο Dalton. "Πάρτε το χρόνο να κάνετε κλικ σε αυτόν το σύνδεσμο και να υποβάλετε το αίτημά σας κατάργησης εγγραφής. Πρόκειται για μια επένδυση 10 δευτερολέπτων που θα αποπληρωθεί με τη μορφή ενός καθαρού εισερχομένου. »Ο Dalton σημειώνει επίσης ότι δεν είναι απαραίτητη η εφαρμογή ή η υπηρεσία διαγραφής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαλλάξτε τα εισερχόμενά σας από ακαταστασία. "Πολλά από αυτά τα προγράμματα καταλήγουν να πωλούν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλες εταιρείες για να τους κρατήσουν στην επιχείρηση", προσθέτει.

3. Αγγίξτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο μία φορά

Ο Dalton προτείνει να αναληφθεί δράση αμέσως μόλις ανοίξετε ένα μήνυμα εξετάζοντας τα 5 D's: Να κάνετε, να μεταβιβάσετε, να διαγράψετε, να αναβάλλετε και να ορίσετε. «Κάνετε γρήγορα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν λιγότερο από δύο λεπτά δράσης και μεταβιβάζετε εκείνα που απαιτούν δράση σε κάποιον άλλο», λέει. Αφήστε αμέσως να καταργήσετε την εγγραφή και να διαγράψετε μηνύματα που δεν απαιτούν καμία ενέργεια και αναβάλλετε τις ειδοποιήσεις που χρειάζονται περισσότερα από δύο λεπτά για να ολοκληρωθούν. Τέλος, τα αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν σχετικές πληροφορίες σε ένα ξεχωριστό φάκελο, ώστε να μπορείτε να τα εντοπίζετε πιο εύκολα στο μέλλον.

4. Σχεδιάστε μια κονσερβοποιημένη ανταπόκριση

Εάν λάβετε πολλά μηνύματα που περιέχουν παρόμοια αιτήματα, ο Dalton συμβουλεύει να γράψετε μια προεπιλεγμένη κονσέρβα απάντηση που μπορείτε να προσαρμόσετε και να τροποποιήσετε ελαφρώς με κάθε απάντηση e-mail. "Αποθηκεύστε την προεπιλεγμένη απάντηση ως μία από τις υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ώστε να μπορείτε να συμπληρώσετε εύκολα το σώμα των ηλεκτρονικών μηνυμάτων σας", λέει.

5. Δημιουργία λογαριασμού αλλιώς για ταξινόμηση αλληλογραφίας

Πολλές πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (που περιλαμβάνονται στο Gmail), σας επιτρέπουν να δημιουργείτε λογαριασμούς ψευδώνυμα που τροφοδοτούνται από όλα τα εισερχόμενα. "Δημιούργησα τους λογαριασμούς ψευδώνυμων για να τροφοδοτήσω σε ένα μόνο φάκελο", λέει ο Dalton για την τακτική που απασχολεί την οργάνωση λογαριασμών και άλλων σημαντικών οικονομικών εγγράφων. "Δεν ασχολούμαι με κανένα από αυτά τα ηλεκτρονικά μηνύματα μέχρι την Παρασκευή το πρωί, όταν αφιερώνω χρόνο να καθίσω και να ταξινομήσω όλα τα οικονομικά μου".