Εργαστείτε λιγότερο, ζήστε περισσότερο και γίνετε πιο αποτελεσματικοί

Σκέφτεστε τον χρόνο ως εχθρό; Νιώθετε ότι η μέρα δεν έχει αρκετές ώρες για να ξεπεράσετε τις λίστες υποχρεώσεων σας; Δουλεύετε συνέχεια, αλλά εξακολουθείτε να μένετε πίσω με τα πάντα; Νιώθετε ότι υπάρχει κενό μεταξύ των εισροών και των εκροών σας όσον αφορά τα αποτελέσματα και τις επιτυχίες;

Πρόσφατα διάβασα ένα βιβλίο σχετικά με την αρχή του 80/20 και ήθελα να μοιραστώ μαζί σας μερικές ιδέες από αυτό. Είναι σχετικές με όσους από εμάς αγωνίζονται διαχείριση χρόνου, παραγωγικότητα-σχετικά θέματα και ισορροπία επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Σε Η Αρχή 80/20: Πετύχετε περισσότερα με λιγότερα, ο Richard Koch – Βρετανός σύμβουλος, συγγραφέας και επενδυτής – προσφέρει μια μοναδική οπτική στο ζήτημα του χρόνου διαχείριση. Η προσέγγισή του δεν είναι ακριβώς μια γιορτή τεμπελιάς, ούτε τύχης, αποδοχής ή εγκατάλειψης. Αντίθετα, ο Koch προτείνει έξυπνη, υπερ-εστιασμένη και μειωμένη προσπάθεια. Προτείνει ότι πρέπει να εργαζόμαστε πολύ πιο έξυπνα και πολύ λιγότερο.

Πιθανότατα θα είστε εξοικειωμένοι με την αρχή 80/20. Είναι επίσης γνωστός ως νόμος Pareto και ως αρχή της ελάχιστης προσπάθειας. Δηλώνει ότι ένα εκπληκτικά μικρό ποσοστό προσπαθειών και εισροών (20%) οδηγεί στο 80% των αποτελεσμάτων μας. Με άλλα λόγια, υπάρχει μια εξαιρετικά μονόπλευρη κατανομή εισροών και αποτελεσμάτων. Κατά συνέπεια, η αρχή υποδηλώνει επίσης ότι η συντριπτική πλειονότητα των προσπαθειών, του χρόνου και των πόρων μας είναι εντελώς χαμένη. Τείνουμε φυσικά να υποθέτουμε ότι οι περισσότερες από τις προσπάθειές μας καταλήγουν στα περισσότερα από τα αποτελέσματα μας. Αλλά αυτή η πεποίθηση είναι μια πλάνη.

Η υπόσχεση του Koch είναι ότι, εάν μπορούμε να κατανοήσουμε και να αξιοποιήσουμε αυτήν την αρχή, μπορούμε να δημιουργήσουμε σημαντικές βελτιώσεις στην παραγωγικότητα και την επιτυχία - ενώ εργάζεστε επίσης λιγότερο: «Αν γνωρίζετε το 20 τοις εκατό των αιτιών που δίνουν το 80 τοις εκατό των αποτελεσμάτων, θα εργαστείτε πολύ λιγότερο, θα απολαύσετε τη ζωή περισσότερο και θα κάνετε πολύ περισσότερα χρήματα."

Η αρχή 80/20 βασίζεται στην έρευνα του Ιταλού οικονομολόγου Vilfredo Pareto (1848–1923). Ο Pareto εξέτασε τα πρότυπα κατανομής πλούτου και εισοδήματος στην Αγγλία του δέκατου ένατου αιώνα. Όπως ήταν αναμενόμενο, διαπίστωσε ότι ήταν εξαιρετικά ανισόρροπα – δηλαδή, το 80% του πλούτου ήταν στην κατοχή του 20% του πληθυσμού. Ωστόσο, ο Pareto δεν διαπίστωσε απλώς ότι ο πλούτος ήταν ανισόρροπος, αλλά προβλέψιμα ανισόρροπος.

Η αρχή 80/20 ισχύει για τις επιχειρήσεις και τις οικονομίες γενικότερα. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία γνωρίζει ότι το 80% των εσόδων της είναι το αποτέλεσμα του 20% των προϊόντων της, ή το 20% των πελατών της, ή το 20% συγκεκριμένων δραστηριοτήτων, θα ήταν σοφός να επικεντρωθούν οι περισσότεροι πόροι και η ενέργεια σε αυτά τα 20% που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία. Στην πραγματικότητα, η λέξη «επιχειρηματικότητα» υποδηλώνει ακριβώς αυτό: Ο όρος επινοήθηκε από τον Γάλλο οικονομολόγο Jean-Baptiste Say γύρω στο 1800. Ο Say όρισε τον επιχειρηματία ως κάποιον που «μετατοπίζει τους οικονομικούς πόρους από έναν τομέα χαμηλότερης παραγωγικότητας σε έναν τομέα υψηλότερης παραγωγικότητας και απόδοσης».

Εφαρμογή της Αρχής στην προσωπική σας ζωή

Η αρχή 80/20 ισχύει επίσης και στην ιδιωτική μας ζωή – μπορεί να είναι χρήσιμη όσον αφορά τις εργασιακές μας συνήθειες, τη διαχείριση του χρόνου, τις σχέσεις και τη συνολική μας ευημερία. Μεταφρασμένο στο ψυχολογικό πεδίο, μπορεί επίσης να διαπιστώσουμε ότι περίπου το 20% των δραστηριοτήτων μας έχει ως αποτέλεσμα το 80% των ευτυχία. Αυτό μπορεί να είναι ο χρόνος που αφιερώνετε με στενούς φίλους ή την οικογένεια, ή ο χρόνος που αφιερώνετε στη φύση ή κάνοντας συγκεκριμένες δραστηριότητες. Στην ιδιωτική μας ζωή, επίσης, μπορούμε να αναζητήσουμε τις μικρές εισροές που έχουν μεγάλα αποτελέσματα. Μπορούμε να επωφεληθούμε με το να είμαστε πολύ πιο επιλεκτικοί σχετικά με το πώς περνάμε τον χρόνο μας και με ποιους τον περνάμε.

Δεν είμαι συνήθως λάτρης των μεταφορών υπολογιστών ή της οικονομικής γλώσσας και αρχών που μεταφράζονται στη σφαίρα της ψυχολογίας. Άλλωστε, δεν είμαστε επιχειρήσεις, ούτε μηχανές. Το να σκεφτόμαστε τον εαυτό μας ως επιχειρηματική οντότητα επίσης δεν βοηθάει. Και η παραγωγικότητα και η αποτελεσματικότητα ως αξίες από μόνες τους δεν είναι το ιερό δισκοπότηρο – παρά τα όσα προσπαθεί να μας πει η βιομηχανία διαχείρισης χρόνου. Προτιμώ να φιλοδοξώ δημιουργικότητα παρά την παραγωγικότητα, η οποία έχει βιομηχανική χροιά. Στόχος μας δεν πρέπει να είναι τυφλά η βελτιστοποίηση του εαυτού μας και η μεγιστοποίηση της απόδοσης και της αποτελεσματικότητάς μας κάθε κόστος, αλλά, μάλλον, να είμαστε διακριτικοί σχετικά με το τι πραγματικά έχει σημασία για εμάς και να επικεντρώνουμε την ενέργειά μας ότι. Ακόμα κι αν ενισχύσουμε την αποτελεσματικότητά μας, αυτό που πραγματικά έχει σημασία είναι ακόμα πώς χρησιμοποιούμε την αποτελεσματικότητά μας.

Ωστόσο, αν κοιτάξουμε πέρα ​​από τις μεταφορές εισόδου/εξόδου και βελτιστοποίησης, μπορούμε να δούμε ότι αυτό για το οποίο μιλά ο Koch είναι πώς να ξοδεύουμε τον χρόνο και την ενέργειά μας πιο σοφά. Και ο Koch είναι πραγματικά ριζοσπαστικός όσον αφορά την ώρα. Οι περισσότεροι από εμάς αισθανόμαστε έλλειψη χρόνου, σαν να μην έχει αρκετές ώρες η μέρα. Νιώθουμε ότι υπάρχουν πάντα πάρα πολλά στις λίστες υποχρεώσεών μας και απλώς δεν υπάρχει αρκετός χρόνος μέσα στην ημέρα για να τις ξεπεράσουμε. Ο Koch υποστηρίζει το ακριβώς αντίθετο: βρισκόμαστε πλουσιοπάροχοι από τον χρόνο και σπάταλη στην κατάχρησή του. Έχουμε περισσότερο από αρκετό χρόνο. Το πραγματικό μας πρόβλημα είναι απλώς ότι δεν το χρησιμοποιούμε καλά.

Θα πρέπει, προτείνει, να εξαλείψουμε ριζικά όλες τις δραστηριότητες χαμηλής αξίας. Εάν μπορούμε να προσδιορίσουμε το 20% των δραστηριοτήτων μας που έχουν σημασία –σε όποια σφαίρα κι αν είναι– μπορούμε να επικεντρωθούμε ακριβώς σε αυτό και να αφήσουμε το 80% των μη παραγωγικών δραστηριοτήτων. Ως αποτέλεσμα, ξαφνικά θα έχουμε πολύ περισσότερο ελεύθερο χρόνο και χρόνο σκέψης στη διάθεσή μας: «Αν διπλασιαζόμαστε τον χρόνο μας στο 20 τοις εκατό των κορυφαίων δραστηριοτήτων μας, μπορούμε να εργαστούμε μια διήμερη εβδομάδα και να πετύχουμε 60 τοις εκατό περισσότερα από τώρα."

Ένα άλλο πλεονέκτημα μιας τέτοιας προσέγγισης είναι ότι όταν ενεργούμε λιγότερο, σκεφτόμαστε περισσότερο. Και σκεφτόμαστε καλύτερα. Οι πιο πολύτιμες δημιουργικές ιδέες μας έρχονται όταν δεν είμαστε υπεραπασχολημένοι ή τόνισε, αλλά σε ένα πιο ήρεμο, πιο στοχαστικό και δεκτικό πλαίσιο μυαλού.

Αλλά εδώ είναι επίσης το πρόβλημα με τη θεωρία του Koch: Οι περισσότεροι από εμάς είμαστε δεν εντελώς αυτόνομοι κύριοι της εποχής μας. Μπορεί να έχουμε παιδιά, συντρόφους και εξαρτώμενα άτομα και υποθήκες που πρέπει να πληρώσουμε. μπορεί να εργαστούμε για άλλα άτομα ή ιδρύματα που υπαγορεύουν τις λίστες υποχρεώσεών μας και δύναμη να ξοδεύουμε τον χρόνο μας με μη παραγωγικούς τρόπους. Μπορεί επίσης να εργαζόμαστε σε ομάδες και να εξαρτόμαστε συνεχώς από τη συμβολή άλλων ανθρώπων.

Έτσι, ένας πιο ρεαλιστικός τρόπος να δούμε την αρχή 80/20 θα ήταν να επιδιώξουμε να την εφαρμόσουμε στον κύκλο ελέγχου μας. Αυτό σημαίνει να είμαστε πολύ διορατικοί σχετικά με το τι μπορούμε και τι δεν μπορούμε να ελέγξουμε και στη συνέχεια να εστιάζουμε την ενέργειά μας στο πρώτο. Στη συνέχεια, μπορούμε να εφαρμόσουμε την αρχή στις δραστηριότητες και τις ελευθερίες που βρίσκονται σαφώς στον κύκλο ελέγχου μας.

Εξετάζοντας πιο προσεκτικά τις εργασιακές συνήθειες και την εστίαση στην εργασία που μπορούμε να ελέγξουμε, ίσως θέλουμε να αναρωτηθούμε τα εξής:

• Πώς περνάω τον χρόνο μου σε μια συνηθισμένη εργάσιμη ημέρα;

Σχεδιάστε ένα διάγραμμα πίτας και δώστε σε κάθε δραστηριότητα ποσοστιαίες μονάδες για να οπτικοποιήσετε τις ιδέες από αυτήν την άσκηση. Για παράδειγμα, μπορεί να ξοδεύετε το 20% του χρόνου σας κάνοντας email, το 30% παρακολουθώντας συσκέψεις και κλήσεις, το 10% γράφοντας προτάσεις, το 20% ερευνώντας νέες επιχειρήσεις και το 20% σερφάροντας στο διαδίκτυο. Ή μπορείτε να περάσετε το 50% των ημερών σας ταξιδεύοντας και το 30% σε συναντήσεις πελατών και το 20% με τον διαχειριστή. Ή μπορείτε να ξοδέψετε το 20% της ημέρας σας γράφοντας, το 20% προπόνηση, το 40% χάνεται στη σκέψη και στο διαδίκτυο, και το 20% αισθάνεται ένοχος για αυτό το γεγονός και ψάχνει τρόπους για να μην το κάνει – όπως εγώ. 😊

Στη συνέχεια, αναρωτηθείτε:

• Ποιες από τις εργασιακές μου δραστηριότητες έχουν μεγαλύτερη σημασία; Ποιο είναι το 20% που οδηγεί πραγματικά στις επιτυχίες μου – όπως κι αν τις ορίσουμε;
• Πώς μπορώ να αφιερώσω περισσότερο χρόνο σε δραστηριότητες που έχουν πραγματικά σημασία;
• Και ποιες από τις μη παραγωγικές δραστηριότητες μπορώ να ελαχιστοποιήσω; Σε ποιες δραστηριότητες μπορώ να πω όχι στο μέλλον;

Φυσικά όλα αυτά είναι πιο εύκολο να ειπωθούν παρά να γίνουν. Ωστόσο, είναι μια πολύ χρήσιμη πνευματική άσκηση. Στο πιο βασικό επίπεδο, μια ανάλυση 80/20 των εργασιακών συνηθειών που μπορούμε να ελέγξουμε μπορεί να μας δώσει μια πυξίδα – μια σαφή αίσθηση των προτεραιοτήτων και τη γνώση του τι είναι και τι δεν είναι σημαντικό. Επιπλέον, το να λέμε όχι στην άσκοπη ενασχόληση μπορεί να είναι εξαιρετικά απελευθερωτικό. Μπορεί να μας ελευθερώσει να βρούμε πιο δημιουργικούς τρόπους να κάνουμε πράγματα και να περνάμε τον χρόνο μας.

Ένα τελευταίο αλλά κρίσιμο σημείο: Ο χρόνος που εξοικονομούμε εφαρμόζοντας την αρχή 80/20 στις εργασιακές μας εργασίες ΔΕΝ πρέπει να επανεπενδύεται στην εργασία. Το θέμα αυτής της άσκησης είναι ακριβώς να δουλεύεις λιγότερο αλλά πιο έξυπνα. Το θέμα είναι να απελευθερωθούμε για να κάνουμε διαλείμματα, να χαλαρώσουμε, να σκεφτούμε, απλώς να είμαστε, να συνδεθούμε με άλλους και να κάνουμε περισσότερα θρεπτικά, δυναμωτικά, καταπραϋντικά πράγματα - όλα τα πράγματα που μας κάνουν να νιώθουμε ζωντανοί και συνδεδεμένοι με τα βαθύτερα σκοπός.