Πότε στραβώνουν οι κανόνες της εταιρείας: Είναι γραφειοκρατία ή BS;
Είστε έτοιμοι να ολοκληρώσετε ένα έργο και απλά χρειάζεστε μια υπογραφή από έναν επικεφαλής τμήματος για επίσημα αποσύνδεση η δουλειά. Δυστυχώς, αυτό το άτομο είναι εκτός γραφείου, και κατόπιν έρευνας, διαπιστώνετε ότι οι διαδικασίες απαιτούν την υπογραφή αυτού του ατόμου και μόνο αυτού του ατόμου. Ως αποτέλεσμα, χάνετε την προθεσμία σας.
Ή, συμπληρώνετε μια ολόκληρη έκθεση και ανακαλύπτετε ότι κάποια επιτροπή είχε αλλάξει τη μορφή της αναφοράς χωρίς να σας ενημερώσει. Ως αποτέλεσμα, πρέπει να αναθεωρήσετε πλήρως και να αναδιαρθρώσετε την έκθεσή σας. Με λίγα λόγια, η γραφειοκρατία μπήκε εμπόδιο.
Ο Peter Drucker, ο πατέρας του σύγχρονου μάνατζμεντ προειδοποίησε ότι χρειάζονται μόνο περίπου 20 λεπτά για να επικρατήσει μια γραφειοκρατία. Ο Drucker είπε επίσης: «Η γραφειοκρατία αφορά κανόνες και όχι αποτελέσματα». Μην με παρεξηγείτε, οι γραφειοκρατίες έχουν πολλές θετικές πτυχές. Παρέχουν κατευθυντήριες γραμμές και τυποποιημένες διαδικασίες καθώς και ομοιομορφία στα αγαθά ή τις υπηρεσίες και, όταν χρησιμοποιούνται κατάλληλα, μπορούν να οδηγήσουν σε δίκαιη μεταχείριση. Ωστόσο, όταν οι μικρόψυχοι τηρούν αυστηρά τον γραφειοκρατικό κώδικα, χωρίς κριτική ανάλυση, χωρίς σκεπτόμενος τις ευρύτερες επιπτώσεις και παραμελώντας την πρωταρχική αποστολή της εταιρείας, μπορεί να σκοτώσει τον οργάνωση.
Εδώ είναι πότε μια γραφειοκρατία μπορεί να προκαλέσει προβλήματα:
Υπερισχύει της κριτικής σκέψης
Μερικοί γραφειοκρατικοί κανόνες απλά δεν έχουν νόημα. Σε έναν οργανισμό, υπήρχε μια πολιτική ανθρώπινου δυναμικού σύμφωνα με την οποία οι αποφάσεις προαγωγής και μισθών μπορούσαν να λάβουν χώρα μόνο σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία κάθε έξι μήνες. Ένας πολύτιμος υπάλληλος είχε μια προσφορά από έναν ανταγωνιστή και ζήτησε αύξηση μισθού για να ταιριάζει με αυτήν την προσφορά. Αν και ηγεσία ήθελε να διατηρήσει τον υπάλληλο, ο κανόνας του HR διατηρήθηκε σταθερός, δεν μπορούσε να γίνει αντιπροσφορά και ο υπάλληλος έφυγε. Χρειάζεται κριτική σκέψη για να αμφισβητηθεί πότε και πώς πρέπει να ακολουθούνται οι γραφειοκρατικοί κανόνες και πότε πρέπει να γίνονται εξαιρέσεις.
Συγκρούσεις με την αποστολή και το σκοπό του οργανισμού
Σε ένα γνωστό κατάστημα ρούχων που υπερηφανεύεται για την εξαιρετική εξυπηρέτηση πελατών, ένας καθιερωμένος πελάτης ήθελε να επιστρέψει ένα ρούχο για επιστροφή χρημάτων. Παρόλο που ο πωλητής είχε πουλήσει το ρούχο στον πελάτη, υπήρχε μια αυστηρή πολιτική "μη επιστροφές χωρίς απόδειξη". Όσο και να προσπαθούσε, ο πωλητής δεν μπορούσε να κάνει τη διοίκηση να κάνει μια εξαίρεση. «Έχασα τον καλύτερο μου πελάτη», είπε ο πωλητής.
Όταν οι κανόνες εμποδίζουν την πρόοδο
Οι κανόνες και οι κανονισμοί μιας γραφειοκρατίας πρέπει να επιτρέπουν στον οργανισμό να το πετύχει στόχους. Όταν ένας κανόνας εμποδίζει την πρόοδο, ο κανόνας πρέπει να επανεκτιμηθεί αμέσως.
Πώς να καταπολεμήσετε τη γραφειοκρατία;
Πρώτον, συχνά χρειάζεται θάρρος και επιμονή για να πολεμήσεις τη γραφειοκρατία. Υπάρχει ανάγκη για τα μέλη του οργανισμού – ηγέτες και εργαζόμενους – να σηκωθούν και να πουν κάτι εάν πιστεύουν ότι οι γραφειοκρατικοί κανόνες πρέπει να επανεξεταστούν, να αλλάξουν ή να ανασταλεί.
Δεύτερον, οι γραφειοκρατίες, στην προσπάθειά τους να είναι δίκαιες και μη προκατειλημμένες, μερικές φορές θεωρούνται αδιάφορες. Ωστόσο, όταν αντιμετωπίζουμε αναποτελεσματικές και αναποτελεσματικές γραφειοκρατικές πρακτικές, είναι σημαντικό να επαναφέρουμε την ανθρωπότητα στην κατάσταση. Οι ηγέτες πρέπει να ανταποκρίνονται σε περιπτώσεις όπου οι γραφειοκρατικοί κανόνες έχουν πάει στραβά και να σκεφτούν ποια είναι η καλύτερη πορεία δράσης για όλους τους εμπλεκόμενους, οι κανόνες να είναι καταραμένοι!
Τέλος, το θέμα της δικαιοσύνης είναι σημαντικό. Πρέπει να εξετάσουμε τι είναι δίκαιο για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη και τις ευρύτερες συνέπειες της επιβολής (ή μη) γραφειοκρατικών κανόνων και διαδικασιών.
Εν ολίγοις, οι γραφειοκρατίες είναι καλές όταν εργάζονται για εμάς και τους οργανισμούς μας, αλλά μπορούν εύκολα να παραβλέψουν τον σκοπό και την αποστολή της εταιρείας. Σε άλλες περιπτώσεις, τα άτομα εντός του οργανισμού μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη γραφειοκρατία για τους δικούς τους εγωιστικούς σκοπούς (για να αποφύγουν την εργασία. προς την βαζω τιμωρια εκείνους που δεν τους αρέσουν, αναγκάζοντάς τους να τηρούν ανούσιες διαδικασίες). Είναι δουλειά μας ως ηγέτες και εξουσιοδοτημένοι ακόλουθοι, να διασφαλίσουμε ότι η γραφειοκρατία λειτουργεί θετικά για ολόκληρο τον οργανισμό.