11 μυστικά για την παροχή κακών ειδήσεων στην εργασία

Δώστε σχόλια γρήγορα, αλλά όχι αμέσως.
Μην περιμένετε μια ετήσια αναθεώρηση για να καλέσετε τομείς βελτίωσης. Φροντίστε τα θέματα γρήγορα, ώστε τα στοιχεία να είναι φρέσκα στο μυαλό σας. Μια ημέρα μετά από ένα περιστατικό είναι το γλυκό σημείο? έχοντας λίγο χρόνο καταπνίξει πολύ ζεστά συναισθήματα και σας αφήνει να προετοιμαστείτε και να είστε περισσότερο στοχαστικός με τα λόγια σας. "Αυτή τη στιγμή, και τα δύο μέρη θα έχουν μια ισχυρότερη, λιγότερο χρήσιμη αντίδραση", λέει η Jennifer Porter, διευθύνουσα σύμβουλος του Boda Group, μια εταιρεία ηγεσίας και ομάδας ανάπτυξης. Οι ετήσιες ή τριμηνιαίες αναθεωρήσεις θα πρέπει να καλύπτουν στόχους και να επικεντρώνονται σε ανατροφοδοτούμενες από το μέλλον - για παράδειγμα, τι χρειάζεται κάποιος να κάνει περισσότερα ή λιγότερο για να προωθήσουν την καριέρα τους ("Αν επρόκειτο να γίνετε πιο εξειδικευμένοι στην ανάλυση δεδομένων, μπορώ να σας δω να πηδήσετε στην επόμενη επίπεδο").

Θυμηθείτε την πρόθεσή σας.
Σκεφτείτε για ποιο λόγο θέλετε να μοιραστείτε την ανατροφοδότηση πρώτα. "Κάνετε αυτό επειδή θέλετε να βοηθήσετε το άτομο να πετύχει", λέει ο Porter. Τότε, μπορεί να αισθάνεται λιγότερο καλοπροαίρετος από αυτό - ίσως να νομίζετε ότι απλά πρέπει να περιορίσετε τις κακές συνήθειες ή να διορθώσετε τη δυσάρεστη εργασία - αλλά κάθε είδους ανατροφοδότηση βοηθά την ομάδα σας να μάθει και να αναπτυχθεί. Θέλετε επίσης να κερδίσετε την εμπιστοσύνη τους. "Εάν δεν προσφέρετε τα σχόλια, κάποιος άλλος μπορεί και δεν μπορεί να κάνει τόσο καλή δουλειά όπως θα κάνατε", λέει ο Freyan Billimoria, διευθυντής επιχειρήσεων Skillshare, μια ηλεκτρονική κοινότητα μάθησης. Κατά τη διάρκεια της συνομιλίας, εκφράστε την πρόθεσή σας. Πείτε: "Σας λέω αυτό γιατί με νοιάζει για σας και θέλω να είστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί".

Σκεφτείτε το περιεχόμενο, όχι την παράδοση.
Πολλοί διευθυντές ανησυχούν για το πώς θα μαλακώσουν το χτύπημα αντί για αυτό που πρόκειται να πουν, λέει ο Porter. "Είναι σαν να προετοιμάζεστε να δώσετε μια ομιλία και να εστιάσετε σε αυτό που θα φορέσετε και όχι στο περιεχόμενο της παρουσίασής σας", σημειώνει. Ρωτήστε τον εαυτό σας: "Ποιο είναι το βασικό μου μήνυμα; Τι ελπίζω αυτό το άτομο να απομακρύνει από τη συζήτηση; Τι θέλω να συμβεί στη συνέχεια; "Γράψτε τι θα πείτε και θα ασκήσετε στο ντους ή σε έναν αξιόπιστο συνεργάτη. Μηδενίστε τη συμπεριφορά ή τη δράση, αντί να συζητάτε τα συναισθήματα, και να δώσετε συγκεκριμένα παραδείγματα, όπως "Παρατήρησα ότι διακόψατε τους ανθρώπους έξι φορές σε αυτή τη συνάντηση" (έναντι "Είστε αγενής για να συνεργάτες ").

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Εδώ είναι ακριβώς πώς να πάρετε ένα ευέλικτο πρόγραμμα στην εργασία

Ξεκινήστε με μια ερώτηση.
Η συζήτηση θα πρέπει να είναι διάλογος, όχι μονολογία. Πείτε: "Θα ήθελα πολύ να συνομιλήσω μαζί σας για να μοιραστώ κάποια σχόλια. Είναι εντάξει; "Είναι ανθρώπινη φύση να πείτε ναι, αλλά με την παραχώρηση άδειας, μπορείτε να ενισχύσετε τη σχέση, λέει ο Porter. Μια άλλη τακτική: Έχετε το άλλο πρόσωπο να οδηγήσει τη συζήτηση. Πείτε: "Θα ήθελα να σας μιλήσω Χ. Τι νομίζετε ότι πήγε καλά; Τι νομίζετε ότι δεν έκανε; "Δώστε στον υπάλληλό σας χρόνο να απαντήσει. "Σε πολλές περιπτώσεις, ήδη γνωρίζουν πού φθίνουν," λέει ο Fran Hauser, συγγραφέας Ο μύθος του ωραίου κοριτσιού ($16; amazon.com). "Όταν πλαισιώνετε τη συζήτηση ως συνεργασία αντί κριτικής, ο τόνος είναι πιο υποστηρικτικός."

Χρησιμοποιήστε λιγότερες λέξεις.
Να είστε όσο πιο συγκεκριμένοι γίνεται. Οι φευγαλέες φράσεις ή οι φράσεις κλισέ ("Πρέπει να δουλέψετε για την εκτελεστική σας παρουσία") ή η ανατροφοδότηση με ζάχαρη προκαλεί σύγχυση στον ακροατή, αυξάνοντας την πιθανότητα να χάσουν εντελώς το σημείο σας. "Αν χρησιμοποιείς 100 λέξεις για να πεις ότι κάποιος έχει χάσει μια προθεσμία, είσαι υπερβολικός," λέει ο Porter. Και μόλις φορτώσετε τις λέξεις πλήρωσης και τα μαλακτικά («ξέρω ότι είστε υπερχειλισμένοι»), η ανατροφοδότηση αρχίζει να αισθάνεται προσωπική και η μεροληψία μπορεί να εισχωρήσει, λέει ο Billimoria. Αντ 'αυτού, φτάστε στο σημείο και αναφέρετε τι παρατηρήσατε. Πέστε, "Παρατήρησα ότι χάσαμε την προθεσμία για τις δύο τελευταίες εκθέσεις. Τι συνέβη?"

Μην απορροφάτε το μήνυμά σας.
Η συνηθισμένη συνήθεια να δίνεται αρνητική ανάδραση ανάμεσα σε δύο φέτες έπαινο μπορεί να είναι ενστικτώδης, αλλά είναι ένας από τους μεγαλύτερους διαχειριστές σφαλμάτων, λέει ο Billimoria. Η απόκρυψη των ανατροφοδοτήσεων μέσα από τα φιλοφρονήσεις των εκτοξευτών απορροφά τη δύναμη από τα λόγια σας. "Οι άνθρωποι το βλέπουν να έρχονται? τότε θα απορρίψουν το θετικό, να περιμένουν το αρνητικό και δεν θα εμπιστευτούν τι πρέπει να πείτε », λέει ο Porter. Τι μπορείτε να κάνετε για να είστε ευγενικοί αλλά άμεσοι: Εκφράστε την ανατροφοδότηση θετικά, λέει ο Hauser. Πείτε: "Πολλά πηγαίνουν καλά, αλλά έχω εποικοδομητική ανατροφοδότηση για κάποια πράγματα που χρειάζονται βελτίωση", ή "έχω κάποιες συμβουλές που μπορεί να σας βοηθήσουν".

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Αντιμετωπίστε τα Εισερχόμενά σας καλά με αυτές τις συμβουλές διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν επαγγελματία

Παρέχετε ένα πλαίσιο.
Γιατί σας ενδιαφέρει αν κάποιος παραδίδει εργασία αργά; Ή δεν διαμορφώνει τέλεια τις παρουσιάσεις; Οι απαντήσεις μπορεί να είναι προφανείς για εσάς, αλλά ένας υπάλληλος πρέπει να καταλάβει γιατί πίσω από τα σχόλιά σας. Προσπαθήστε να τοποθετήσετε συγκεκριμένες σημειώσεις μέσα στην ευρύτερη εικόνα - για παράδειγμα, "Όταν το τμήμα μας καθυστερεί με την εργασία, επηρεάζει και άλλες ομάδες" ή "Όταν τα οικονομικά σας δεν είναι σε θέση να προσφέρουν στους πολίτες την έλλειψη εμπιστοσύνης στους αριθμούς σας. "Εξηγώντας γιατί τα σχόλιά σας είναι σημαντικά, λέει ο Hauser, μπορεί να διευκολύνει την ακούω.

Να είστε ενάρετοι.
Η λήψη κρίσιμων σχολίων είναι δύσκολη. "Δεν έχει σημασία πόσο επιδέξιος είστε στην παροχή σχολίων. Είναι ακόμα τσιμπήματα ", λέει ο Porter. Μην είστε υπερβολικά σκληροί, ακούστε την προοπτική του άλλου προσώπου και παραμείνετε ήρεμοι. Επίσης, αποφύγετε τη λέξη "εσείς" αν μπορείτε. "Οι λεπτές επιλογές λέξεων μπορούν να κάνουν τη συνομιλία να αισθάνεται σαν διάλογος και όχι ως επίθεση", λέει ο Hauser. Για παράδειγμα, αντί να λέτε, "Αυτό νομίζω ότι θα μπορούσατε να είχατε κάνει διαφορετικά", λένε, "Αυτό νομίζω ότι θα μπορούσε να γίνει διαφορετικά".

Κάνε το πρόσωπο με πρόσωπο.
Η παράδοση σκληρών ειδήσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφώνου είναι δελεαστική, αλλά η συνάντηση στο πρόσωπο (ή μέσω Skype ή FaceTime) είναι πιο αποτελεσματική, λέει ο Hauser. Σας επιτρέπει να διαβάσετε τις μη λεκτικές και συναισθηματικές προθέσεις του άλλου. "Η ύπαρξη πρόσωπο με πρόσωπο είναι ο μόνος τρόπος για να εξασφαλίσετε ότι το άλλο πρόσωπο μπορεί να αισθανθεί τη συμπόνια σας", λέει ο Hauser. Επίσης, εάν δεν μπορείτε να δείτε τον υπάλληλό σας, θα είναι πιο δύσκολο να διακρίνετε αν είναι αναστατωμένοι ή ακόμα και δίνουν προσοχή σε αυτό που λέτε. "Καθίστε ευθεία και διατηρήστε επαφή με τα μάτια, όσο δύσκολο και αν είναι," λέει ο Hauser.

Έχετε ένα σχέδιο παρακολούθησης.
Κλείστε τη συζήτηση με μια συζήτηση για τα επόμενα βήματα. Ρωτήστε πώς μπορείτε να βοηθήσετε και να αποφασίσετε μαζί όταν πρέπει να μιλήσετε ξανά (ημέρες, εβδομάδες ή μήνες αργότερα, ανάλογα με το ζήτημα). Στη συνέχεια, ελέγξτε μετά από μια μέρα ή δύο για να δείτε πώς αισθάνεται το άλλο άτομο. Είναι φυσικό ο δέκτης ανατροφοδότησης να περπατήσει λίγο τραυματισμένος από τη συζήτηση, ακόμα κι αν ήταν παραγωγικός, λέει ο Porter. "Πρέπει να δώσετε στους ανθρώπους χρόνο να επεξεργαστούν", λέει ο Billimoria. "Το κλειδί για τις ισχυρές σχέσεις είναι βρόχο πίσω." Όταν το κάνετε, θα κερδίσετε την εμπιστοσύνη, η οποία θα κάνει την ανταλλαγή ανατροφοδότησης την επόμενη φορά ευκολότερη.

Θυμηθείτε επίσης να δώσετε άφθονο έπαινο.
Κάντε την παροχή θετικής ανατροφοδότησης μέρος της ρουτίνας σας - μην το πιέζετε απλά σε δυσάρεστες συνομιλίες. Το θέμα δεν είναι απλώς να καθησυχάσουμε τους ανθρώπους ή να δώσουμε σε όλους ένα τρόπαιο. η θετική ανατροφοδότηση είναι ένα εργαλείο επαγγελματικής ανάπτυξης. Πρώτα απ 'όλα, είναι εποικοδομητικό - είναι χρήσιμο για τους ανθρώπους να γνωρίζουν τι κάνουν καλά, ώστε να μπορούν να συνεχίσουν να το κάνουν. Δεύτερον, συμβάλλει στη δημιουργία μιας κουλτούρας που είναι πιο ανοιχτή και ανεκτική στην ανατροφοδότηση, λέει ο Porter. Να είστε συγκεκριμένοι και εδώ. Πείτε: "Μου αρέσει πολύ ο τρόπος με τον οποίο αντιμετωπίσατε αυτή την πρόκληση" ή "Εκτιμώ ότι μίλησες με άλλα τμήματα για να πάρεις το buy-in". Και το λένε συχνά. "Για κάθε κριτική, θα πρέπει να δώσετε τουλάχιστον πέντε κομμάτια έπαινο", λέει ο Hauser. "Αυτό παίρνει τους ανθρώπους σε ένα μέρος όπου είναι λαχτάρα ανατροφοδότηση."