Το εγχειρίδιο τεχνικής εθιμοτυπίας

Jodi R. R. Smith, συντάκτης τηςΑπό το νόμο Clueless to Class: Τρόποι για τη σύγχρονη γυναίκα($10,amazon.com): Εάν έχετε συνομιλία διάρκειας μεγαλύτερης των δύο λεπτών, τότε, ναι, και οι δύο οφθαλμοί πρέπει να βγουν - είτε απενεργοποιήσετε τη συσκευή είτε όχι. Και αυτό ισχύει και για το ακουστικό Bluetooth σας.
Joni Blecher, συντακτικός διευθυντής τηςLetsTalk.com: Ναί. Οι άνθρωποι θέλουν να γνωρίζουν ότι το πρόσωπο με το οποίο μιλάνε πραγματικά τους δίνει προσοχή.
Sue Fox, ιδρυτής και πρόεδρος τηςEtiquetteSurvival.com: Θυμηθείτε-εθιμοτυπία είναι μόνο για να κάνει το άλλο πρόσωπο πιο άνετα. Πόσο άνετα θα μπορούσε ο φίλος σας να προσπαθήσει να σας μιλήσει όταν έχετε κάτι στα αυτιά σας;

Είναι άδικο να ελέγξετε το PDA σας στο σπίτι ενός φίλου;

Blecher: Λίγο. Αλλά αν φτάσετε στο σπίτι ενός φίλου και εξηγήσετε ότι πρέπει να ελέγξετε μερικά e-mails πριν επισκεφθείτε, ώστε να μπορέσετε να δώσετε την πλήρη προσοχή σας, πιθανότατα θα καταλάβει.

Σιδηρουργός: Εξαρτάται από το πώς το χρησιμοποιείτε. Αν ελέγχετε κάτι σχετικό με την επίσκεψή σας, τότε όχι. Αν βρεθείτε να βλέπετε άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα στείλετε το μήνυμα που έχετε βαρεθεί.
Θα Schwalbe, συν-συνεργάτης τουΑποστολή: Γιατί οι άνθρωποι στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τόσο άσχημα και πώς να το κάνουν καλύτερα($14,amazon.com): Σκεφτείτε το PDA σας ως ένα σταυρόλεξο. Οπουδήποτε είναι αποδεκτό να εργάζεστε σε ένα σταυρόλεξο, είναι εντάξει να ελέγξετε το PDA σας.

Πόσο γρήγορα πρέπει να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Τα πρότυπα είναι διαφορετικά για τα e-mail εργασίας έναντι των προσωπικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων;

Schwalbe: Είναι θέμα της συνέπειας. Εάν πρόκειται να αποκλίνετε από αυτό που κάνετε συνήθως, χρησιμοποιήστε τον βοηθό εκτός γραφείου ή ρύθμιση αυτόματης απάντησης για να ενημερώσετε τους ανθρώπους για ποιο λόγο ενδέχεται να μην ακούνε από εσάς όσο το δυνατόν γρηγορότερα είναι συνηθισμένοι. Δεν θέλετε να πιστεύουν ότι σας προσβάλλουν με κάποιο τρόπο ή ότι τους αγνοείτε.
Η Judith Kallos, επιβλέπειNetManners.com: Δεν ανταποκρίνεται γρήγορα - μέσα σε ώρες και σίγουρα μέχρι το τέλος της ημέρας - σε οποιοδήποτε e-mail μπορεί να κάνει την άλλη πλευρά να αισθάνεται σαν να παραβλέπεται. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να ανταποκρίνεται άμεσα στα επιχειρησιακά ηλεκτρονικά μηνύματα, διότι αυτό είναι επαγγελματικό και ευγενικό.
Anna Post, εμπειρογνώμονας τεχνολογίας-εθιμοτυπίας στο Emily Post Institute: Όσο πιο γρήγορα μπορείτε να απαντήσετε σωστά, τόσο το καλύτερο. Μην αφήνετε ποτέ κάποιον να κρεμαστεί.

Pier M. Forni, συντάκτης τηςΗ λύση Civility: Τι να κάνετε όταν οι άνθρωποι είναι αγενείς($9.50,amazon.com): Εκτός αν το άτομο έχει ζητήσει κάτι συγκεκριμένο ή αισθάνεστε μια απόχρωση επείγουσας ανάγκης, δεν υπάρχει τίποτα ασυνήθιστο για να απαντήσετε με ένα μήνυμα "Μπορούμε να μιλήσουμε αργότερα;".
Schwalbe: Σκεφτείτε ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να απαντήσετε. Αν κάποιος σας τηλεφώνησε για να πάρετε οδηγίες κάπου, για παράδειγμα, απαντήστε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μπορείτε να στείλετε ένα χάρτη.
Blecher: Εάν στέλνετε κείμενο σε κάποιον επειδή δεν θέλετε να μιλήσετε και το άτομο καλεί ξανά, μην απαντήσετε. Εάν απαντήσετε, το άλλο άτομο θα αισθανθεί αμέσως την άσχημη διάθεσή σας και μπορεί να προσβληθεί. Μόνο κείμενο πίσω ότι δεν μπορείτε να μιλήσετε τώρα, αλλά θα καλέσετε αργότερα. Ο φίλος σου θα σε ευχαριστήσει.

Χρησιμοποιείστε το BCC (τυφλό αντίγραφο) σε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα ύπου;

Schwalbe: Ναι, και είναι επίσης επικίνδυνο, επειδή το BCC μπορεί να εκτεθεί εάν ο τυφλός παραλήπτης χτυπήσει Απάντηση σε όλα ή προωθεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον άλλο. Για να προστατευθείτε από αυτό, προωθήστε το μήνυμα ξεχωριστά με μια εξήγηση.
Κάλλος: Χρησιμοποιώντας το για να φανεί κάποιος κακό ή e-tattle σε κάποιον δεν είναι κατάλληλο. Το BCC χρησιμοποιείται καλύτερα για να προστατεύσει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των επαφών σας από το να εκτίθενται σε ξένους.
Σιδηρουργός: Το BCC μπορεί να είναι ύπουλος αλλά και χρήσιμος. Αν νομίζετε ότι μια συζήτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είχατε μπορεί να μετατραπεί σε ένα μεγαλύτερο θέμα, θα μπορούσατε να το BCC το αφεντικό σας για να την ενημερώσετε για την κατάσταση. Απλά μην την πλημμυρίσετε με αντίγραφα κάθε e-mail που στέλνετε.

Είναι εντάξει να μιλάτε στο κινητό σας τηλέφωνο όταν παραγγέλνετε τρόφιμα, παίρνετε τα μαλλιά σας, τράπεζες κ.λπ .;

Blecher: Είναι ακατανόητο να μιλάτε στο τηλέφωνο όταν αλληλεπιδράτε με άλλους - ανεξάρτητα από το ποιοι είναι.
Θέση: Όχι. Και μην ξεχάσετε τους ανθρώπους γύρω σας - θα ακούσουν τη συζήτησή σας.
Σιδηρουργός: Πρέπει να αντιμετωπίζετε όλοι με κοινή ευπρέπεια και σεβασμό. Επομένως, μην το κάνετε σε κανέναν.

Πώς τερματίζετε μια χρονοβόρα ανταλλαγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Schwalbe: Όταν τα pings εμπρός και πίσω έχουν πάει σε μία λέξη, αυτό σημαίνει ότι η συζήτηση έχει τελειώσει. Εάν λαμβάνετε πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να σημαίνει ότι στέλνετε πάρα πολλά.
Σιδηρουργός: Αν είναι ένας καλός φίλος, πες της ότι ήταν πολύ ωραία, αλλά πρέπει να φύγεις. Εάν είναι πελάτης που είναι φίλος, πείτε της ότι πρέπει να επιστρέψετε στη δουλειά, αλλά θα αγαπούσατε να τη φτάσετε όταν την δείτε επόμενη.
Forni: Πρώτα να θυμάστε ότι ο χρόνος σας είναι ακριβώς αυτός-ο δικός σας. Στη συνέχεια, πείτε, για παράδειγμα, "Linda, θα ήθελα πολύ να συνομιλήσω, αλλά έχω σήμερα συναντήσεις" back-to-back "και πρέπει να δουλέψω".

Schwalbe: Εάν μπορείτε να συγχαρώ κάποιον για ένα βραβείο ή μια προσφορά, δείχνει ότι έχετε κάνει την εργασία σας. Αλλά η ανανέωση προσωπικών πληροφοριών μπορεί να είναι καταστροφική. Με τη χρονολόγηση, νομίζω ότι οι άνθρωποι σας περιμένουν να τους Google πριν από μια πρώτη ημερομηνία.
Σιδηρουργός: Βρίσκοντας κάτι για αυτό το πρόσωπο που θα είχε εκτυπωθεί πρόσφατα στο χαρτί - ένας νέος πελάτης, ας πούμε - είναι εντάξει για να αναφέρουμε. Οτιδήποτε άλλο, όπως εκεί που πήγε στο γυμνάσιο, γίνεται ανατριχιαστικό.
Αλεπού: Ρωτήστε τον εαυτό σας τι θα αισθανόσασταν άνετα με κάποιον που θα γνώριζε για εσάς. Τα καλά νέα, όπως ένας γάμος, είναι εν γένει εντάξει, αλλά βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι ενημερωμένες - εντός των τελευταίων έξι μηνών - και είναι σχετικές με τη συζήτηση. Και αν πραγματικά έπρεπε να σκάψετε για να πάρετε τις πληροφορίες, ίσως να μην θέλετε να το αναφέρετε.

Είναι κατάλληλα τα emoticons για χρήση σε e-mail γραφείου;

Κάλλος: Ναι, όταν χρησιμοποιείται με φειδώ και με διακριτικότητα. Μερικές φορές τα χρησιμοποιώ για να μαλακώσουν το χτύπημα με συνεργάτες όταν κάνω μια ισχυρή πρόταση ή μια διόρθωση και τα πράγματα πρέπει να γίνουν ελαφρύτερα.
Schwalbe: Τους αγαπώ. Είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για να προσθέσετε ένα φιλικό τόνο, αλλά θυμηθείτε - δεν θα πάρουν το αγκάθι από μια προσβολή. Στην επιχείρηση, όμως, τα χρησιμοποιείτε μόνο με ανθρώπους που γνωρίζετε καλά και ποτέ σε μια πρώτη προπώληση.
Σιδηρουργός: Εάν το άλλο άτομο τις χρησιμοποιεί, προχωρήστε. Αν δεν γνωρίζετε καλά το άτομο, είναι καλύτερο να μην είστε ο πρώτος.

Είναι εντάξει να παραλείψετε ένα χαιρετισμό και ένα κλείσιμο σε ένα επιχειρησιακό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο;

Κάλλος: Όχι. Θα θεωρηθεί ως απότομη και ακόμη και αγενής. Δεν τηλεφωνείτε σε κάποιον στο τηλέφωνο, αρχίζετε να μιλάτε και κλείνετε χωρίς να σας ρωτήσετε.
Schwalbe: Είναι εντάξει να παραλείψετε μετά από ένα πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν πηγαίνετε πέρα ​​δώθε με σύντομα μηνύματα.
Σιδηρουργός: Τα επιχειρησιακά ηλεκτρονικά μηνύματα συχνά εκτυπώνονται και διανέμονται σε άτομα που μπορεί να μην σας γνωρίζουν και τι κάνετε, οπότε θα πρέπει να συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας, τον τίτλο, την εταιρεία και τα στοιχεία επικοινωνίας σας ως μέρος σας υπογραφή.

Εσείς προωθήσατε τυχαία ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φίλο στον οποίο εσείς (κύλιση προς τα κάτω) κακό-mouthed συνεργάτης της. Τι κάνεις?

Σιδηρουργός: Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι γεμάτο με κίνδυνο. Αμέσως τηλεφωνήστε, πείτε της ότι στείλατε ένα e-mail που δεν έπρεπε να στείλετε και ζητήστε συγχώρεση.
Κάλλος: Πρέπει να την καλέσετε για να της πείτε πόσο θλιβερό είστε. Δεν θα είναι εύκολο, αλλά η λήψη του τηλεφώνου είναι το σωστό πράγμα που πρέπει να κάνετε. Και θυμηθείτε ότι η χρήση της τεχνολογίας είναι όλα τα στοιχεία. Προτού να χτυπήσετε το Send, ρίξτε μια δεύτερη ματιά σε αυτό που στέλνετε σε ποιον.
Θέση: Προσπαθώντας να δικαιολογήσετε ή να εξηγήσετε τα βλαβερά πράγματα που είπατε θα τα καταστήσει χειρότερα. Ζητήστε συγγνώμη και στη συνέχεια να ρωτήσετε αν υπάρχει κάτι άλλο που μπορείτε να κάνετε για να κάνετε τα πράγματα σωστά.

Είναι καλό να στέλνετε μηνύματα κειμένου ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (νέα δουλειά, εγκυμοσύνη);

Σιδηρουργός: Δεδομένου ότι οι πλησιέστεροι σε μας δεν είναι πάντα κοντά, και να πάρει όλους μαζί μαζί μπορεί να είναι μια πρόκληση, ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι καλό για καλά νέα. Πείτε κάτι σαν "Εγώ κανονικά θα σας πω προσωπικά, αλλά ήθελα να σας αφήσω να γνωρίζετε όλοι την ίδια στιγμή που περιμένω!"
Κάλλος: Μπορείτε να μοιραστείτε καλά νέα όπως αυτό με φίλους, αλλά δεν θα έστελνα ηλεκτρονικά τη μαμά μου που ασχολούμαι!
Θέση: Εξαρτάται από το ακροατήριό σας. Ένας καλός κανόνας είναι ότι αν αυτοί είναι άνθρωποι που επικοινωνείτε συνήθως με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είναι εντάξει.

Σιδηρουργός: Πείτε ότι αγαπάτε το ιστολόγιό της, αλλά επειδή ορισμένοι αναγνώστες δεν την γνωρίζουν όπως και εσείς, μπορεί να παρερμηνεύσουν τι λέει. Αν παίρνει άμυνα, γυρίστε πίσω. Αλλά αν οι πληροφορίες στο ιστολόγιό της δημιουργούν ένα ζήτημα ασφάλειας -όπως θα μπορούσε να προσελκύσει έναν stalker-είστε ηθικά υποχρεωμένοι να την πείτε.
Schwalbe: Θα το θέσω ως ερώτημα, όπως "Πώς αποφασίζετε τι είναι πολύ προσωπικό για το ιστολόγιό σας"; την ευκαιρία να διακηρύξει μια φιλοσοφία (στην οποία περίπτωση είναι η δουλειά της) ή να παραδεχτεί ότι δεν έχει μία. Σε αυτή την περίπτωση, η εισήγησή σας μπορεί να είναι ευπρόσδεκτη.
Αλεπού: Είναι δύσκολο να παρασχεθούν άτυπες συμβουλές, αλλά είναι απαραίτητο να μιλήσουμε σε μια τέτοια κατάσταση. Πριν δώσετε συγκεκριμένα παραδείγματα περιεχομένου που δυσκολεύονται για την επαγγελματική ή προσωπική ζωή της, καταστήστε σαφές ότι λέτε κάτι μόνο από ανησυχία και δεν την κρίνουμε.

Μπορείτε να αγνοήσετε κάποιον που σας "φίλους";

Θέση: Ναί. Η παροχή σε κάποιον που δεν εμπιστεύεστε πλήρως την πρόσβαση σε προσωπικές πληροφορίες είναι ένα ζήτημα ασφάλειας.
Blecher: Εάν οι χρήστες του δικτύου σας μπορούν να δημοσιεύουν και να βλέπουν φωτογραφίες και αστεία σχόλια για εσάς, είναι καλύτερο να περιορίσετε την πρόσβαση σε άτομα που είναι πραγματικά φίλοι σας.
Σιδηρουργός: Φυσικά! Εάν είναι κάποιος που βλέπετε πολύ συχνά για να αγνοήσετε ακριβώς το αίτημα, απλά πείτε της ότι προσπαθείτε να κρατήσετε ένα χαμηλό προφίλ σε δικτυακούς τόπους και αφήστε το σε αυτό.

Πρέπει πάντα να δεχτείτε ένα αίτημα από έναν συνάδελφό σας σε έναν ιστότοπο επαγγελματικής δικτύωσης;

Θέση: Εξαρτάται πραγματικά από το πόσο καλά γνωρίζετε το πρόσωπο που υποβάλλει το αίτημα. Το προφίλ σας είναι ένα στιγμιότυπο της επαγγελματικής εικόνας σας, οπότε οι συνδέσεις σας στο διαδίκτυο θα πρέπει πάντα να είναι επωφελείς για την καριέρα σας.
Blecher: Οχι απαραίτητα. Το άτομο που ζητάει να σας γνωρίζει αρκετά καλά για να έχει την αίσθηση του αν θέλετε να συμμετάσχετε στο δίκτυό της ή όχι πριν στείλει την πρόσκληση. Αν δεν σε γνωρίζει αλλά θέλει, δεν πρέπει να προσπαθεί τυφλά να συνδεθεί σε ένα από αυτά τα δίκτυα. Θα πρέπει να ζητήσει μια αμοιβαία επαφή για να σας παρουσιάσει είτε με ξεχωριστό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε αυτοπροσώπως.
Σιδηρουργός: Δεδομένου ότι η αποδοχή μπορεί να παρέχει πληροφορίες για εσάς και όλες τις επαφές σας σε οποιονδήποτε στο δίκτυο του άλλου προσώπου (και τις επαφές του, κ.λπ.), είναι προτιμότερο να αφήσετε το αίτημα συνεχώς εκκρεμές.

Υπάρχει ένας ευγενικός τρόπος για να χρησιμοποιήσετε την αναμονή κλήσης;

Θέση: Εξαρτάται από ποιον μιλάτε. Η γιαγιά σας μπορεί να πειράξει αν το χρησιμοποιείτε, αλλά ένας φίλος θα ήταν πιθανώς εντάξει με αυτό. Εάν χρειάζεται να πάρετε την κλήση, να συγχωρέσετε τον εαυτό σας, τότε πείτε αμέσως στο δεύτερο άτομο ότι έχετε κάποιον που περιμένει στην άλλη γραμμή και πρέπει να επιστρέψει σε αυτόν.
Forni: Υπάρχει. Εάν είστε σε κοινωνική κλήση και υπάρχει πιθανότητα να διακοπεί από έναν πελάτη ή έναν συνεργάτη και ιδιαίτερα το αφεντικό σας, πείτε στον φίλο σας στην αρχή της συνομιλίας ότι αν πάρετε μια άλλη κλήση, θα πρέπει να πάρετε το.
Αλεπού: Κάντε την απόφασή σας με βάση ποιον μιλάτε. Αντίθετα, εάν είστε ο πρώτος καλούντος και μένετε κρεμασμένοι για πολύ καιρό, κλείστε το τηλέφωνο. Ο χρόνος σας είναι επίσης σημαντικός.