Λυπούμαστε για την καθυστέρηση: Συμβουλές εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια καθυστερημένη απάντηση

Κάθε προϊόν που διαθέτουμε επιλέχθηκε και αναθεωρήθηκε ανεξάρτητα από τη συντακτική μας ομάδα. Εάν κάνετε μια αγορά χρησιμοποιώντας τους συνδέσμους που περιλαμβάνονται, ενδέχεται να κερδίσουμε προμήθεια.

Οποιοσδήποτε βαθιά στο χρέος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξέρει πόσο αγχωτικό μπορεί να είναι να οφείλεται σε κάποιον (ή σε πολλούς ανθρώπους) μια απάντηση. Γνωρίζουν επίσης πόσο δύσκολο είναι να αντιμετωπίσουμε τη μουσική, να διαθέσουμε την καθυστέρηση και να πατήσουμε "στείλτε".

Αξίζει να αναγνωρίσετε και να ζητήσετε συγγνώμη για την καθυστέρηση, ή να παίξετε δροσερό και να ενεργήσετε σαν να μην είναι λάθος; Μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα, αξίζει καν να ανταποκριθεί; Πριν να δεσμευτείτε email εθιμοτυπία faux pas, διαβάστε τα μεγαλύτερα ερωτήματα και απαντήσεις αργά σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απευθείας από δύο εμπειρογνώμονες εθιμοτυπίας (συν μερικές απαντήσεις σε δείγματα για να ξεκινήσετε).

1. Αναγνωρίστε αν είστε ή όχι καθυστερημένα απαντώντας.

"Αποφασίστε εάν είστε πολύ αργά ή απλώς αισθάνεστε ένοχοι", λέει ο Diane Gottsman, ένας εμπειρογνώμονας εθνικής εθιμοτυπίας, ο συγγραφέας Σύγχρονη εθιμοτυπία για μια καλύτερη ζωή ($9; amazon.com) και ιδρυτής του The Protocol School του Τέξας. "Έχετε ένα 24ωρο παράθυρο ή μία εργάσιμη ημέρα για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι επείγουσα."

2. Ως επί το πλείστον, αξίζει να ζητήσετε συγγνώμη.

Συμβαίνει, ο καθένας χάνει προθεσμίες ή ξεχνά να γράψει πίσω - ποτέ δεν πονάει να το αναγνωρίσει πριν προχωρήσει. "Όταν συμβεί αυτό, είναι απαραίτητη η απολογία", λέει ο Jodi R.R. Smith, πρόεδρος της συμβουλευτικής εθιμοτυπίας Mannersmith και συγγραφέας Το βιβλίο εθιμοτυπίας: Ένας πλήρης οδηγός για τους σύγχρονους τρόπους ($10; amazon.com). "Ζητήστε συγνώμη και μετακινήστε τη συνομιλία προς τα εμπρός."

3. Κρατήστε το σύντομο και μέχρι το σημείο.

"Το αντικείμενο ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι έγκυρο, ενημερωτικό και συνοπτικό. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο πρέπει να αντιμετωπίζετε την επίβλεψη της μη άμεσης ανταπόκρισης (σκόπιμα ή όχι), "λέει ο Gottsman. Δεν χρειάζεται να κερίσετε ποιητική, να μοιραστείτε το TMI ή να δημιουργήσετε δικαιολογίες.

"Οι επεξηγήσεις συχνά μπερδεύονται μόνο," λέει ο Smith. "Δεν χρειάζεται να δημιουργούμε ψηλές ιστορίες και σίγουρα δεν χρειάζεται η άσχημη αλήθεια".

Αν σκοπεύετε να κάνετε μια μικρή προσωπικότητα σε αυτό, ο Gottsman λέει να πάει με κάτι απλό: "Λυπάμαι που δεν έρχομαι ξανά σε σας νωρίτερα. Εξετάζω το αίτημά σας και απρόσεκτα παραβλέπω την άμεση ανταπόκριση. "Και αφήστε το σε αυτό.

4. Επιλέξτε τις λέξεις σας με σύνεση.

Φυσικά, εάν είστε κοντά στο άλλο πρόσωπο, είναι πιο κατάλληλος ένας πιο απλός και ομιλητικός τόνος. Ο Gottsman λέει μια απάντηση, όπως: "Ω κορίτσι, λυπάμαι πολύ που πήρα τόσο πολύ για να επιστρέψω σε εσάς. Παρακαλώ συγχωρέστε μου! "Είναι μεγάλη για κάποιον που είστε κοντά, αλλά ίσως όχι για μια επαγγελματική ανταλλαγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το αφεντικό σας. Ένας κυνηγός κυνηγούν πολλοί διαχειριστές είναι όταν μια αναφορά απαντά αργά χρησιμοποιώντας slang όπως "Το κακό μου". Έρχεται πέρα ​​από το ασταθές ή ανυπόστατο. Καλύτερα να επιμείνουμε σε ένα επαγγελματικό δοκιμασμένο και αληθινό, όπως "Αποκαλύψτε για την καθυστέρηση, θα το κάνω σωστά και θα προχωρήσω καλύτερα".

5. Επιλύστε να είστε καλύτεροι.

Έχοντας ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με προθεσμία να καθίσετε και να καθίσετε στα εισερχόμενά σας δεν είναι διασκεδαστικό - και είναι επίσης ενοχλητικό για το άλλο άτομο. "Κάνετε ένα σημείο στο μέλλον να επισημάνετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μην παραβλέπονται", λέει ο Gottsman. "Η παρακμή με μια απλή ανταπόκριση κάνει την κατάσταση πιο άβολη".

Λίγα δείγματα μηνυμάτων αργής ανταπόκρισης

Εάν χάσατε μια σημαντική προθεσμία εργασίας, ο Smith λέει ότι το κατέχει και στη συνέχεια σας ευχαριστούμε για την υπομονή τους:

"Παρακαλώ να συγχωρήσετε την καθυστέρηση. Είμαστε οριστικοποίηση του έργου τώρα και θα έχουν όλες τις ζητούμενες πληροφορίες σε σας από COB αύριο. Σας ευχαριστούμε για τον πρόσθετο χρόνο, καθώς μπορέσαμε να απαντήσουμε πλήρως σε όλες τις ερωτήσεις σας και ανυπομονούμε να μιλήσουμε μαζί σας στη συνεδρίαση την επόμενη εβδομάδα ».

Εάν κάποιος σας έστειλε μια φιλική σημείωση χωρίς προθεσμία, αλλά αυτό υπονοεί μια ευγενική απάντηση, ο Gottsman προτείνει:

"Σας ευχαριστώ για το ευγενικό email σας σχετικά με την πρόσφατη προώθηση μου. Έχω μετακομίσει γραφεία για τις τελευταίες ημέρες και ο χρόνος έχει πάρει μακριά από μένα. Ανυπομονώ να σας προσεγγίσω στο μίξερ της επόμενης εβδομάδας. "

Εάν είστε εντελώς έχασε μια προθεσμία RSVP, Λέει ο Smith, "κάνει το mea culpa σύντομο και γλυκό και επικεντρώνεται στην εκδήλωση."

"Λυπάμαι πολύ που λείπει η ημερομηνία RSVP, φυσικά θα είμαστε στην ειδική εκδήλωση. Έχω ήδη το φόρεμά μου και ο σύζυγός μου σχεδιάζει να φορέσει τα παπούτσια χορού του. "

Αν έχετε λάβει κακά νέα από έναν φίλο ή συγγενή σας και σας σταματήσουμε να απαντάτε, η Smith προτιμά αυτή την απαλή προσέγγιση:

"Το email σας ήρθε ως απόλυτη έκπληξη και ήθελα να περιμένω μέχρι να έχω μια ήσυχη στιγμή για να απαντήσω πραγματικά. Αυτό πρέπει να είναι μια πολύ δύσκολη στιγμή... "

Η μόνη ώρα είναι εντάξει να μην απαντήσει

"Αν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι κάτι που δεν έχεις συμφέροντα (σκεφτείτε: μαζικές προσκλήσεις) ή από κάποιον που προτιμάτε να αποκλείσετε, πατήστε" διαγράψτε "και μην σκεφτείτε δύο φορές", λέει ο Gottsman.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: Όλα όσα θα έπρεπε (και δεν έπρεπε) να συμπεριλάβετε σε ένα email εκτός γραφείου