Out-of-Office emails: Όλα όσα θα πρέπει (και δεν θα πρέπει) να περιλαμβάνουν

Στον κόσμο της εργασίας, υπάρχουν λίγα περισσότερα ακρωνύμια καλωσορίσματος από τα "OOO". Εκτός από την πύλη της υπόσχεσης για μια ξέγνοιαστη ύπαρξη, το μήνυμα "out-of-office" στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εργασίας σας είναι ένας πρακτικός τρόπος για να ενημερώσετε τους συναδέλφους και τους πελάτες ότι θα είναι δύσκολο να προσεγγίσετε - εάν όχι όχι - χρόνο. Έτσι, χωρίς να χρειάζεται να το ξεπεράσετε (δεν γράφετε ένα μυθιστόρημα εδώ), έχει σημασία τι συμπεριλαμβάνετε.

Μπορεί να αισθάνεται λίγο αμήχανος και ρομποτικό να προ-γράψει ένα μήνυμα εκτός γραφείου, αλλά είναι απαραίτητο και χρήσιμη για όσους μπορεί να προσπαθήσουν να φτάσουν ενώ πίνετε πίτα Mai Tais στην παραλία ή πεζοπορία Machu Picchu. (Επιπλέον, ο καθορισμός ενός μηνύματος μακριά θα σας βοηθήσει να αποσυνδέσετε και να χαλαρώσετε εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με την εγκατάλειψη της εργασίας σας.) Εδώ μπορείτε να πείτε (και τι να μην πω) στην αυτόματη απάντηση διακοπών σας.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ: 9 τρόποι για να αποθηκεύσετε για τις διακοπές που αξίζετε

1. Συμπεριλάβετε χαιρετισμό και υπογραφή.

Φυσικά, πώς ξεκινάτε ένα μήνυμα OOO θα εξαρτηθεί από την προσωπική σας προτίμηση και το περιβάλλον εργασίας. Ενώ ένα μεγάλο "γεια" δεν είναι απολύτως απαραίτητο, πρέπει να ξεκινήσετε κάπου, και είναι ωραίο να προσθέσετε μια ανθρώπινη πινελιά. Αν το άλμα δεξιά στο "Είμαι σήμερα έξω από το γραφείο ..." αισθάνεται πολύ παράξενο και αποσπασμένο σε σας, διευκολύνετε σε αυτό με ένα απλό, "Γεια σας," ή "Ευχαριστώ για το email σας".

Το ίδιο ισχύει για την υπογραφή σας. Είστε ευπρόσδεκτοι να αφήσετε την ημερομηνία της επιστροφής σας, αλλά αν έχει νόημα να κλείσετε κάτι σαν "Ευχαριστούμε!", "Καλύτερο, (το όνομά σας)" ή "Έχετε ένα υπέροχο Σαββατοκύριακο (ή εισάγετε διακοπές εδώ)!", πηγαίνετε γι 'αυτό.

2. Συμπεριλάβετε πόσο καιρό θα είστε έξω.

Αναφέρετε ημερομηνίες έναρξης και λήξης: "Θα ταξιδέψω από τον Ιούλιο 3-7 και δεν θα ελέγχω το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Θα απαντήσω στη σημείωσή σας το συντομότερο δυνατό, όταν θα επιστρέψω στο γραφείο στις 8 Ιουλίου. "(Μην ξεχάσετε να μετατρέψετε τους αποδέκτες διακοπών σας όταν επιστρέψετε!).

3. Συμπεριλάβετε εάν θα ελέγχετε ή όχι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ένα μήνυμα μακριά δεν είναι μόνο χρήσιμο όταν πηγαίνετε τελείως εκτός δικτύου. Μπορεί να ταξιδεύετε για δουλειά ή να εργάζεστε απομακρυσμένα, καθιστώντας την επικοινωνία σποραδική και τη σύνδεση WiFi αληθινή. Αν δεν ελέγχετε ή απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πείτε το (βλ. Παραπάνω παράδειγμα). Διαφορετικά, είναι χρήσιμο να ορίσετε ένα μήνυμα προειδοποίησης για άτομα που δεν θα είναι τόσο αξιόπιστα προσβάσιμα λόγω ταξιδιωτικών υποχρεώσεων ή επιτόπιων υποχρεώσεων. Είναι όλα σχετικά με τον καθορισμό των προσδοκιών για όσους προσπαθούν να φτάσουν σε εσάς. Για παράδειγμα: "Ευχαριστούμε για τη σημείωσή σας! Θα ταξιδέψω για φωτογράφηση μέχρι τις 3 Ιουλίου και θα ελέγχει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο περιοδικά / θα έχει περιορισμένη πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και μπορεί να είναι αργή για να απαντήσει. "

4. Συμπεριλάβετε τον τρόπο προσέγγισης (αν υπάρχει).

Εάν θα είστε διαθέσιμοι με κάποια ιδιότητα, περιγράψτε πώς ακριβώς θα έρθετε σε επαφή. Για παράδειγμα: "Δεν θα ελέγξω το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά αν χρειαστεί να επικοινωνήσετε μαζί μου για οποιοδήποτε λόγο, παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μου στο κινητό μου ..." Ή: "Εάν αυτό είναι χρονικά ευαίσθητο, παρακαλώ μη διστάσετε να μου στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ημερομηνία επιστροφής) έτσι ώστε να είναι στην κορυφή των εισερχομένων μου. "Ή:" Για επείγοντα αιτήματα, παρακαλούμε επικοινωνήστε (όνομα βοηθού, συνάδελφου, ελεύθερου επαγγελματία ή άλλου διαθέσιμου, κάλυψη)". Πριν συμπεριλάβετε πληροφορίες επαφής άλλου συνεργάτη σας στο OOO σας, ξεκαθαρίστε με τους - ακόμα κι αν είστε ο ανώτερος τους, ένα heads-up είναι ακόμα ωραία ευγένεια.

5. Αποφύγετε περιττές προσωπικές λεπτομέρειες.

Αν είστε εκτός άδειας μητρότητας / πατρότητας ή παντρεύεστε αυτό το Σαββατοκύριακο (!), Αυτό είναι πολύ ωραίο να συμπεριληφθεί - αλλά αυτό συμβαίνει όσον αφορά την προσωπική ανταλλαγή πρέπει να πάει σε μια αυτόματη απάντηση. Σκεφτείτε πώς μπορείτε να αντιδράσετε στο μήνυμα μακριά ενός ατόμου αναφέροντας πάρα πολλά προσωπικά στοιχεία. Θέλετε το άτομο στο λήπτη να γνωρίζει α), ανεξάρτητα από το αν θα απαντάτε ή όχι στο ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο και β), όταν μπορούν να αναμένουν να σας ακούσουν. Οτιδήποτε άλλο είναι πιθανώς TMI, οπότε κρατήστε το απλό.

ΣΧΕΤΙΖΟΜΑΙ ΜΕ:Ο καλύτερος τρόπος για να υπογράψετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, εάν θέλετε μια γρήγορη ανταπόκριση